E-invoicing verplichting: Wat bedrijven nu moeten weten

Het is uitermate belangrijk om nauwlettend in de gaten te houden welke landen al verplichte e-facturering hebben ingevoerd en welke binnenkort zullen volgen.

Wat bedrijven nu moeten weten

E-factureringsvereisten

De tijdslijn

De beste manier voor bedrijven om zich voor te bereiden

De kern van de zaak wat betreft de wet

23. februari 2024 | Blog | Invoice Processing

E-facturatieverplichting: Wat bedrijven nu moeten weten

De voortdurende digitalisering van de zakenwereld verandert de manier waarop bedrijven opereren en brengt nieuwe wettelijke vereisten met zich mee. Een belangrijk aspect van deze ontwikkeling is de invoering van verplichte e-facturering in Duitsland en, in sommige gevallen, in heel Europa. Het is uitermate belangrijk om nauwlettend in de gaten te houden welke landen al verplichte e-facturering hebben ingevoerd en welke binnenkort zullen volgen.

Het primaire doel van dit initiatief is het harmoniseren van de talrijke nationale normen voor elektronische facturatie en het vestigen van een wereldwijd geldig systeem. In dit proces werd het Factur-X-bestandsformaat gedefinieerd als de standaard voor e-facturatie.

Om een overzicht te behouden van de vereisten waaraan bedrijven moeten voldoen, hebben we de belangrijkste elementen van de e-factureringsverplichting samengevat in deze blogpost. Ons doel is om een uitgebreid inzicht te bieden in de e-factureringsverplichting in Duitsland, om de belangrijkste deadlines te vermelden en om de criteria op te sommen waaraan bedrijven moeten voldoen. Dit dient als gerichte voorbereiding op de wettelijke vereisten op zowel nationaal als EU-niveau.

E-facturatievereisten: Aan welke voorwaarden moet worden voldaan?

De e-factureringsverplichting omvat niet alleen de introductie van de e-factuur, maar ook andere vereisten die specificeren welke eigenschappen deze moet hebben. Om aan deze vereisten te voldoen, moeten bedrijven aandacht besteden aan verschillende factoren:

Formaat: De e-factuur moet in een gestandaardiseerd formaat zijn, bijvoorbeeld ZUGFeRD of Factur-X, volledig gedocumenteerd en machineleesbaar. Het XML-formaat, dat door Factur-X wordt vertegenwoordigd, is van toepassing in de hele EU. Het formaat is de standaard voor elektronische facturatie, wat Richtlijn 2014/55/EU implementeert en daarom is gebaseerd op de Europese norm EN16931.
Handtekening: Een elektronische handtekening is verplicht om de authenticiteit en integriteit van de e-factuur te waarborgen. Het speelt een cruciale rol bij het waarborgen dat de factuur ongewijzigd blijft tijdens de verzending en afkomstig is van de geautoriseerde partij.
Verzending: De e-factuur moet worden verzonden naar de bestemming die is gespecificeerd door de ontvanger. Bedrijven moeten nauwlettend letten op de specifieke verzendvereisten van elke ontvanger om een soepele verwerking te garanderen.
Archivering: Bedrijven zijn verplicht om e-facturen op een controleerbare manier te archiveren. Dit betekent dat de opgeslagen gegevens onveranderbaar moeten zijn en gedurende een bepaalde periode toegankelijk moeten blijven.

Tijdlijn van verplichte e-facturatie in de EU

Voor wereldwijde bedrijven vormt naleving van de e-factureringsverplichting een aanzienlijke uitdaging. Met verschillende implementatietijdschema’s en -vereisten in verschillende landen in de Europese Unie, moeten bedrijven een strategische aanpak hanteren om een soepele implementatie en wereldwijde naleving te waarborgen.

In sommige landen zijn al plannen opgesteld om e-facturering in alle bedrijven in te voeren, ongeacht hun omvang en bedrijfssector. Er zijn echter enkele overgangsregelingen ingesteld om dit proces te vereenvoudigen en bedrijven te helpen deze overgang succesvol te beheren.

Hier zijn enkele voorbeelden van landen en hun geplande tijdlijnen voor de implementatie van e-facturering:

Duitsland: Vanaf 1 januari 2025 moeten alle bedrijven in Duitsland in staat zijn om e-facturen te verzenden en te ontvangen. Tot en met 31 december 2026 kunnen bedrijven kiezen tussen e-facturen en andere factuurvormen. Deze “proefperiode” geldt voor alle bedrijven, ongeacht hun omvang. Bedrijven met een totale omzet tot 800.000 euro in het voorgaande kalenderjaar hebben ook deze optie voor het kalenderjaar 2027. Vanaf 2028 moeten alle bedrijven e-facturen uitgeven voor hun B2B-omzet.

Frankrijk: Vanaf 1 september 2026 zijn grote bedrijven met een omzet van meer dan 1,5 miljard USD of meer dan 2 miljard EUR en minstens 5.000 werknemers, en middelgrote bedrijven met 250 tot 4.999 werknemers en een omzet tot 1,5 miljard EUR of een balanstotaal tot 2 miljard EUR in Frankrijk verplicht om elektronische facturen en rapporten uit te geven. In latere fasen zullen deze vereisten worden uitgebreid naar bedrijven die niet aan de criteria van de eerste fase voldoen om een breder scala aan bedrijven te omvatten.

Oostenrijk: In Oostenrijk is het gebruik van elektronische facturering al verplicht in de B2G-sector (Business-to-Government). Op dit moment bestaat er nog geen verplichting om elektronische facturen uit te geven voor B2B-transacties, maar het is duidelijk dat een dergelijke vereiste ook hier kan worden ingevoerd. Ter ondersteuning hiervan is een centraal platform (eRechnung.gv.at) opgericht voor het elektronische factureringsproces, dat ook is verbonden met het PEPPOL-netwerk.

Zwitserland: Sinds 2016 moeten bedrijven in Zwitserland elektronische facturen gebruiken wanneer ze zaken doen met overheidsinstanties. Dit is niet verplicht voor B2B- en B2C-bedrijven, maar is desalniettemin wijdverbreid. De overheid promoot het gebruik van elektronische facturen, wat veel bedrijven aanmoedigt om vrijwillig hun factureringsprocessen te digitaliseren.

Nederland: Elektronische facturering is verplicht in de B2G-sector sinds 2017 in Nederland. Hoewel er nog geen concrete plannen zijn om de geautomatiseerde uitwisseling van e-facturen in de B2B-sector in te voeren, wordt verwacht dat Nederland de komende jaren e-facturering verplicht zal stellen, vergelijkbaar met Italië en België. Er zou ook wetgeving kunnen komen om het gebruik van e-facturen voor B2B-transacties binnenkort verplicht te stellen.

Italië: Op 01.01.2019 werd het gebruik van e-facturen verplicht voor alle bedrijven in Italië, ongeacht of de factuur was gericht aan een publieke instelling, een bedrijf gevestigd in Italië, of een particulier (B2G, B2B en B2C). Deze regelgeving geldt alleen voor facturen binnen Italië. Vanaf juli 2022 moeten alle transacties, inclusief die met buitenlandse partners, worden verzonden naar het “Sistema di Interscambio” (SDI) factuurtransmissiesysteem.

Europese Unie: De EU heeft een gezamenlijke richtlijn die de verplichting tot e-facturering regelt. De richtlijn is uitgevaardigd om een uniforme standaard voor elektronische facturering in openbare aanbestedingen te creëren. De belangrijkste implementatie van de richtlijn is het XML-formaat.

Wat is de beste manier voor bedrijven om zich voor te bereiden?

Het voorbereiden op de e-facturatieverplichting vereist dat bedrijven een strategische aanpak hanteren en passende maatregelen implementeren. Een verandering in de wetgeving vereist nauwkeurige planning om naleving te garanderen. Vooral voor bedrijven die nog steeds werken met papieren facturen en PDF’s, vormt de overstap een aanzienlijke uitdaging. Wat zijn de beste stappen om te nemen om je voor te bereiden op de verplichting tot e-facturatie?

Vroegtijdige analyse van wettelijke vereisten

Bedrijven moeten in een vroeg stadium de invoeringsdata en specifieke vereisten voor verplichte e-facturatie in de landen waarin ze actief zijn analyseren. Dit maakt tijdige voorbereiding en implementatie van passende maatregelen mogelijk.

Vorming van een implementatieteam

Een gespecialiseerd implementatieteam kan zich specifiek bezighouden met de juridische, technische en procedurele aspecten van de e-factureringsverplichting. Dit maakt het mogelijk om verantwoordelijkheden te coördineren en ervoor te zorgen dat alle relevante afdelingen betrokken zijn bij het voorbereidingsproces.

Standaardiseer processen en systemen

Het aanpassen van factuurverwerkingsprocessen aan gestandaardiseerde formaten zoals ZUGFeRD of Factur-X is cruciaal voor bedrijven om te voldoen aan de eisen van digitalisering – en digitalisering zelf is de oplossing voor deze uitdagingen. Het introduceren van een geschikte softwareoplossing speelt een centrale rol bij het effectief voorbereiden van bedrijven op de verplichting tot e-facturering en het zorgen voor een naadloze overgang naar elektronische facturen.

Met name met betrekking tot de vereisten voor handtekeningen, archivering en naleving, wordt aanbevolen om de introductie van software voor digitale factuurverwerking in een vroeg stadium te overwegen. Dit stelt bedrijven in staat om een geschikte oplossing te vinden en zich te houden aan de vastgestelde deadline.

De verplichting tot e-facturering is echter niet de enige reden om het factuurverwerkingsproces te digitaliseren en te automatiseren. Naast het voldoen aan wettelijke voorschriften, biedt digitale factuurverwerking tal van andere voordelen, waaronder een verhoogde efficiëntie, een vermindering van het foutenpercentage en kostenbesparingen voor het bedrijf. Met name bij de crediteurenadministratie kunnen de uitdagingen van handmatige factuurverwerking met precisie worden overwonnen met eenvoudige digitale oplossingen.

Een bijzonder voorbeeld hiervan is Medpets, een langdurige klant van Onventis. Door factuurverwerking te automatiseren, kon de online winkel facturen meer dan 65% sneller verwerken. De gebruiksvriendelijke interface van de software stelt het gehele crediteurenteam in staat om het proces digitaal uit te voeren en versterkt tegelijkertijd de samenwerking. Zowel de tevredenheid van de werknemers als het zakelijke succes van Medpets profiteren op lange termijn van digitale factuurverwerking.

E-Invoice Mandate: The Bottom Line on the Law

The increasing harmonization of the e-invoicing obligation in the European Union strongly underlines the need for companies to prepare and adapt their invoice processing procedures at an early stage. Precise knowledge of national regulations and deadlines is crucial to meet the legal requirements and ensure a smooth transition to mandatory e-invoicing.

The introduction of mandatory e-invoicing may seem like a challenge, but it also presents an opportunity for companies. Through the clever use of automated software solutions, companies can not only comply with legal requirements but also take advantage of the many benefits of e-invoicing. Automation offers the opportunity to establish more efficient, transparent, and cost-effective invoice processing procedures.

In this changing environment, it is essential for companies to not only respond to legal changes but also proactively develop strategies to integrate e-invoicing into their business processes in the most efficient way. A well-thought-out implementation can not only ensure compliance but also lead to a competitive advantage through improved efficiency and cost reduction.