Medewerker declaraties

Vereenvoudig de goedkeuring en het beheer van reiskosten en medewerker declaraties.

Automatiseer uitgaven

Dien kwitanties en afgelegde kilometers in met de mobiele app en rond de financiële administratie (kostenplaats, grootboekrekening) automatisch af.

Verminder de proceskosten

Een hoge automatiseringsgraad in alle processen van een bedrijf, maakt het mogelijk de bijbehorende proceskosten duurzaam te verminderen.

Snel vergoeden

Goedgekeurde onkostendeclaratierapporten worden automatisch naar het financiële systeem geëxporteerd voor vergoeding aan de werknemer.

Dien bonnetjes en gereden kilometers in met de mobiele app.

De medewerkers hoeven nooit meer papieren bonnetjes in te dienen en de financiële afdeling hoeft ze niet meer te behandelen.
Dankzij onze mobiele app (voor iOS & Android) kunnen medewerkers eenvoudig bonnetjes en gereden kilometers declareren. Ze maken een foto van het bonnetje, geven aan om welke kosten het gaat en de app doet de rest.
Alle bonnetjes worden in een kostenoverzicht geplaatst, samen met de gereden kilometers. De medewerker bepaalt zelf wanneer de declaratie wordt ingediend: na een week, een maand of een enkele rit, wanneer het hun uitkomt.

Richt het interne declaratiebeleid in

Tijdens de implementatie van Onventis Expense Management kun je eenvoudig de richtlijnen voor onkostenbeheer inrichten. Dit kunnen bijvoorbeeld maximale vergoedingen zijn en andere factoren die de organisatie nodig heeft. Als een kwitantie niet voldoet aan het bedrijfsbeleid dan wordt dit zichtbaar in het kostenoverzicht. Een werknemer kan dan bijvoorbeeld een speciaal verzoek om uitbetaling indienen. Zodra de manager de declaratie heeft goedgekeurd, wordt het met kleur gemarkeerd.
In Onventis Expense Management krijgt iedere werknemer een kostenplaats toegewezen. Als een werknemer een declaratie indient, wordt deze automatisch op de juiste kostenplaats geboekt en de kwitanties (lunch, reis-, parkeerkosten etc.) worden direct op de juiste grootboekrekening geplaatst.

Financiële controle, goedkeuren en uitbetalen van declaraties

Het ingediende declaratierapport wordt via de workflow aangeboden aan de administratie. De medewerkers controleren of de financiële registratie, de BTW terugvordering of andere factoren die gelden voor de organisatie correct zijn. Na goedkeuring van de administratie gaat de declaratie naar de verantwoordelijke manager voor goedkeuring.
Managers zien in een eenvoudig overzicht wat er per medewerker in een bepaalde periode wordt gedeclareerd. Zij kunnen direct zien waar een verzoek is geplaatst om meer uit te betalen en een dergelijke uitzondering goedkeuren of afwijzen.
Goedgekeurde declaraties worden automatisch geboekt in het financiële systeem voor uitbetaling aan de medewerker.

Wat
klanten
zeggen

1200px Hilton Food Group Logo

Onventis ist ein einfach zu bedienendes System selbst für ungeübte Mitarbeiter. Über 80% der Rechnungen werden sofort ausgelesen und automatisch abgeglichen.

Michael Watson |
Hilton Food Group |
Head of Financial Accounting

Onventis Buyer

Datenschutz
Wenn Sie unsere Website besuchen, werden möglicherweise Informationen von bestimmten Diensten über Ihren Browser gespeichert, normalerweise in Form von Cookies. Hier können Sie Ihre Datenschutzeinstellungen ändern. Bitte beachten Sie, dass das Blockieren einiger Arten von Cookies Ihre Erfahrung auf unserer Website und den von uns angebotenen Diensten beeinträchtigen kann.