Contract Management

Krijg centraal inzicht in alle (af)lopende contracten. Ontvang als contracteigenaar een taak ter herinnering bij verlenging. Bestel vanuit een mantelcontract en boek periodieke facturen op contract.

Contracten digitaliseren

Met Onventis Contractmanagement is het mogelijk contracten digitaal te registreren en te bewerken en bijlagen toe te voegen.

Besluitvorming versterken

Naadloze integratie met leveranciersmanagement en de controle over de lees-en schrijftoegang per contract voor meer besluitvormingskracht.

Contractopslag centraliseren

Toegang tot alle contractgegevens zoals voorwaarden en opzegtermijnen, maar ook herinneringen wanneer contracten verlopen volgens gestelde opzegtermijnen.

Nooit meer ongewenste verlenging

Vooraf gedefinieerde regels en herinneringen in contractmanagement zorgen ervoor dat inkopers te allen tijde controle houden over lopende contracten. Of het nu gaat om opzegtermijnen, contractverlengingen, of contract beëindigingen, het systeem waarschuwt altijd op tijd en in overeenstemming met de vereisten. Zo worden contracten nooit meer ongewenst verlengd en wordt er door de juiste personen besloten over het verlengen of beëindigen van een contractuele relatie.

Alle contracten centraal inzichtelijk

Door registratie van contracten in de contract management module van Onventis Buyer zijn alle contracten voor de bevoegde mensen centraal inzichtelijk. Het terugvinden van contracten is zeer eenvoudig. Door te selecteren welke kolommen getoond moeten worden in het scherm, kan eenvoudig worden gezocht. De filters op deze kolommen maken het mogelijk snel contracten te vinden.

Bestanden bijvoegen en structureren

Aan elk contract kunnen een of meer bestanden worden toegevoegd. Elk toegevoegde bestand kan een naam krijgen, onafhankelijk van de bestandsnaam. Ook kan een document categorie worden toegewezen aan het bestand. Denk dan bijvoorbeeld aan “Getekend contract”, “Indexatiebrief”, “Opzegging” of “Voorwaarden”.

Integratie met andere Onventis modules

In tegenstelling tot stand-alone oplossingen, worden contracten in Contractmanagement van Onventis gekoppeld aan gegevens uit de volledige Onventis oplossing – zoals stamgegevens van leveranciers, gegevens over kosten binnen het contract financieel geboekt moeten worden, het kunnen matchen van inkoopfacturen met informatie uit het contract, materiaalgroepen en gebruikers. En dit alles zonder aanvullende interfaces.

Toegangsrechten

Beheer toegangsrechten, zoals schrijf- en leesrechten, via de selectie en publicatie van gebruikers en gebruikersgroepen vanuit de centrale gebruikerslijst in Onventis Buyer. Het beheer van specifieke gebruikersrechten verhoogt de veiligheid en ondersteunt ook de samenwerking van de inkoopafdeling met de juridische afdeling en de financiële afdeling.

Match facturen met termijncontracten

Contracten zonder aparte orderprocessen, zoals huurovereenkomsten, leaseovereenkomsten, licentieovereenkomsten, abonnementen of lidmaatschapscontributie, kunnen in Onventis Contractmanagement maximaal individueel gedigitaliseerd worden. Dit is mogelijk dankzij een flexibele en dus klantspecifieke gegevensmodellering.

Wat
klanten
zeggen

Sinds we in 2005 begonnen zijn met e-procurement, is meer dan 80% van onze inkoop via Onventis gegaan. De tijd die we daarmee besparen is nu beschikbaar voor strategische taken.

Jörg Stolz |

Reifenhäuser GmbH & Co. KG Maschinenfabrik |

Head of Purchasing and Materials Management