AP-automatisering: de toekomst van digitale factuurverwerking
Digitalisering heeft de bedrijfsprocessen van bedrijven fundamenteel veranderd, vooral de afdeling die zich bezighoudt met het beheer van inkomende facturen, ook wel de Accounts Payable (AP) afdeling genoemd. Veel bedrijven zijn overgestapt op software voor digitale factuurverwerking om inkoopprocessen slimmer en kosteneffectiever te maken. Digitale factuurverwerking staat ook wel bekend als AP-automatisering of Invoice-to-Pay (I2P). Het idee is om facturen digitaal te verwerken, wat veel efficiënter en foutlozer kan zijn in vergelijking met handmatige processen.
Hoe werkt digitale factuurverwerking?
Eenvoudig gezegd is digitale factuurverwerking het proces waarbij elektronische facturen digitaal worden verwerkt. Papieren facturen en PDF’s worden omgezet in digitale bestanden, waarna ze automatisch worden herkend, goedgekeurd en betaald. Het hele proces verloopt in vier stappen:
- Vastleggen;
- Matchen;
- Goedkeuren;
- Betalen.
Vastleggen van facturen
Digitale factuurverwerking begint met het importeren van facturen, het liefst als gestructureerde elektronische bestanden (XML-bestanden). Deze e-facturen zijn machine-leesbaar en kunnen zonder handmatige tussenkomst in het boekhoudsysteem worden verwerkt. Handmatige invoer is dus niet meer nodig, wat menselijke fouten voorkomt.
Een factuur die wordt ingediend in een ongestructureerd formaat, zoals een PDF-bestand, kan herkend worden door OCR (Optical Character Recognition) technologie. Onventis biedt OCR-as-a-Service aan waardoor de herkenning optimaal is.
Factuurmatching
De volgende stap is het matchen van facturen. Facturen worden vergeleken met andere documenten, zoals inkooporders en ontvangstbewijzen, om eventuele verschillen te ontdekken en corrigeren.
De factuurverwerkingssoftware van Onventis gebruikt hiervoor krachtige Robotic Accounting technologie. Een intelligent algoritme dat facturen boekt zonder menselijke tussenkomst. De robot koppelt facturen automatisch aan inkooporders, goederenontvangsten en contracten. Ook maakt hij gebruik van eerdere gevens om boekingsvoorstellen te doen.
Goedkeuren van facturen
Na controle worden facturen automatisch doorgestuurd naar de juiste persoon voor goedkeuring. Factuurverwerkingssoftware maakt gebruik van geautomatiseerde workflows waarbij alleen afwijkende facturen worden doorgestuurd naar de juiste contactpersonen voor verdere afhandeling.
Boeken en betaling
Zodra de factuur is goedgekeurd, kan deze automatisch worden geboekt in het financiële systeem en klaargemaakt voor betaling.
De factuurverwerkingssoftware van Onventis kan zelfstandig deze boekingen uitvoeren in het financiële systeem. Hierbij wordt rekening gehouden met specifieke regels en grenzen die zijn ingesteld. Daarnaast is het mogelijk een betalingsverificatie uit te voeren, wat fraude voorkomt.
Inzicht in verschillende factuurformaten
Voor digitale factuurverwerking is het XML-formaat ideaal omdat ze direct in het systeem kunnen worden opgenomen. Maar als facturen in een niet-gestructureerd formaat, zoals PDF’s, worden ontvangen, kan OCR-technologie worden gebruikt om de benodigde gegevens te herkennen. Met OCR-as-a-Service ondersteunt Onventis de verwerking van facturen in verschillende formaten, zoals e-facturen (XML-bestanden) en digitale en gescande papieren facturen.
Geautomatiseerde inkoopprocessen: het potentieel van AP-automatisering
Digitale factuurverwerking biedt enorme mogelijkheden voor het optimaliseren en automatiseren van processen. Het hoofddoel is het vereenvoudigen en digitaliseren van repetitieve taken, fouten minimaliseren en efficiëntie maximaliseren. Door e-procurement te omarment en factuurverwerking te automatiseren, profiteren bedrijven van deze voordelen.
Benieuwd naar de factuurverwerkingssoftware van Onventis? Vraag een vrijblijvende demo aan.
Vraag nu een demo aan
En maak vrijblijvend kennis met onze Source-to-Pay software.
- Suppliermanagement
- Source-to-Contract
- Purchase-to-Pay
- Spend Analytics
