Wat is OCR? Inzicht in de automatisering van factuurverwerking
OCR staat voor Optical Character Recognition en is een technologie voor automatische tekstherkenning in digitale documenten. OCR-software zet afbeeldingen en andere niet-leesbare formaten om in bestanden die bewerkt en gelezen kunnen worden door een computer. Zo kan OCR-software de tekstinhoud van PDF’s en afbeeldingsbestanden lezen, zonder menselijke tussenkomst.
Wat is OCR? Inzicht in de automatisering van factuurverwerking
OCR staat voor Optical Character Recognition en is een technologie voor automatische tekstherkenning in digitale documenten. OCR-software zet afbeeldingen en andere niet-leesbare formaten om in bestanden die bewerkt en gelezen kunnen worden door een computer. Zo kan OCR-software de tekstinhoud van PDF’s en afbeeldingsbestanden lezen, zonder menselijke tussenkomst.
Hoe werkt OCR in detail?
Om bijvoorbeeld een PDF-factuur om te zetten in een gestructureerd bestand, doorloopt OCR-software 3 stappen. Hierbij gebruiken OCR-systemen een combinatie van beeldverwerking, machine learning en patroonherkenningstechnologieën om tekst op de PDF te herkennen, en deze te converteren naar een formaat dat een computer kan lezen. Dit zijn de stappen in het OCR-proces:
- Beeldvastlegging: het proces begint met het vastleggen van de afbeelding of het document in digitale vorm. Het wordt geïmporteerd als een gescand document of als een afbeeldingsbestand voor verdere verwerking.
- Tekstherkenning: in de volgende stap wordt de afbeelding voorbereid om de tekstelementen gemakkelijker te herkennen. De OCR-software gebruikt methodes zoals binarisatie om letters, woorden en zelfs hele zinnen te herkennen.
- Conversie: het OCR-proces resulteert in een tekst die door de computer kan worden gelezen en in een bestand kan worden opgeslagen. De kwaliteit van het resultaat is afhankelijk van de kwaliteit van de oorspronkelijke afbeelding, de prestaties van het OCR-systeem en de scherpte en helderheid van de te herkennen tekst. Eenvoudig gezegd: hoe beter de afbeelding van de tekst die wordt gescand, hoe beter het resultaat van het OCR-proces.
OCR in factuurverwerking
Tekenherkenning (het herkennen van tekens, zoals letters en cijfers, door software) wordt steeds belangrijker naarmate de digitalisering vordert. Optische tekenherkenning is vooral belangrijk bij de verwerking van facturen. Hier doen zich tal van kansen voor, omdat de mate van automatisering in factuurverwerking nog veel te wensen overlaat. Vooral in het MKB, of in middelgrote bedrijven, is het aandeel orderartikelen dat via elektronische facturen wordt verwerkt nog steeds te laag. Niet-digitale factuurformaten, zoals papieren facturen, maar ook PDF’s, bemoelijken de digitale verwerking.
Aandeel van orderartikelen met elektronische factuurverwerking naar jaaromzet
Bron: Benchmark van de Duitse vereniging voor materiaalbeheer, inkoop en logistiek (BME) “Top Key Figures in Purchasing”
OCR is een cruciaal onderdeel voor de digitalisering en de automatisering van de factuurverwerking. Het maakt immers de verwerking van niet-digitale facturen mogelijk. Dit betekent dat alle facturen, ongeacht het bestandstype, nu kunnen worden verwerkt met behulp van factuurverwerkingssoftware. Dit vermindert de werklast van crediteurenmedewerkers. Als een inkoper een factuur als PDF ontvangt, kan hij zich veel moeite en handmatig werk besparen met het gebruik van OCR en de automatisering van het factuurverwerkingsproces.
Verhoogde productiviteit en tijdsbesparing
Met OCR-software worden gegevens automatisch vastgelegd en kunnen grote hoeveelheden facturen efficiënter worden verwerkt, waardoor crediteurenafdelingen kunnen voldoen aan de groeiende vraag en het toenemende aantal facturen. Doordat factuurgegevens niet meer handmatig hoeven worden ingevoerd, kunnen werknemers zich concentreren op andere taken met toegevoegde waarde. Het resultaat is een verhoogde productiviteit en tijdsbesparing, wat de druk op de crediteurenadministratie sterk verminderd.
Nauwkeurigheid en foutminimalisatie
Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Door automatisering wordt de kans op fouten sterk verminderd. OCR-software, mits goed ingeregeld, garandeert een hoge nauwkeurigheid bij het extraheren van factuurgegevens. Minder fouten en meer transparantie!
Kostenbesparingen door automatiseringspotentieel
OCR is een belangrijke stap in de richting van geautomatiseerde factuurverwerking. Door OCR te integreren in factuurverwerkingssystemen kunnen volledige processen worden geautomatiseerd, inclusief het vastleggen, valideren en boeken van factuurgegevens. Hiermee worden kosten door handmatige gegevensvastlegging- en verwerking fors verlaagd.
Tracking en transparantie
OCR maakt betere trackingsmogelijkheden en transparantie in het factuurverwerkingsproces mogelijk. Digitale vastlegging en opslag van factuurgegevens maakt eenvoudig zoeken, verifiëren en archiveren mogelijk. De digitalisering van facturen maakt het mogelijk om deze eenvoudig te doorzoeken. Bovendien wordt fysieke opslagruimte bespaard en snelle toegang tot de facturen mogelijk gemaakt.
De toekomst van factuurverwerking
OCR speelt een cruciale rol bij de digitalisering van de inkoop. Het vormt de ontbrekende schakel tussen de bestelling en de uiteindelijke betaling van het product of dienst. De efficiëntie en betrouwbaarheid van het factuurverwerkingsproces wordt sterk verhoogd door gebruik te maken van OCR-software.
Geautomatiseerde factuurverwerking heeft een enorm potentieel. Met krachtige Robotic Accounting-technologie elimineert de factuurverwerking software van Onventis menselijke handelingen. Tijdsbesparing, kostenbesparing en foutenreductie zijn de belangrijkste voordelen hiervan. Benieuwd naar hoe dat werkt? Vraag een vrijblijvende demo aan.
Vraag nu een demo aan
En maak vrijblijvend kennis met onze Source-to-Pay software.
- Suppliermanagement
- Source-to-Contract
- Purchase-to-Pay
- Spend Analytics
