Onventis AI Agents: de stille helpers die inkoop vooruit helpen
Onze Agents brengen orde nog vóórdat chaos ontstaat. Zij nemen het routinematige werk uit handen, zodat inkoop weer eenvoudig wordt
Operationele inkoop is vaak een voortdurende balans tussen snelheid, nauwkeurigheid en compliance. Hoewel data al jarenlang digitaal is, zijn processen daar lang niet altijd in meegegroeid. Het resultaat: fouten, extra handmatig werk en onnodig veel afstemming tussen inkoopteams, business units en leveranciers.
Met Onventis AI Agents verdwijnen deze knelpunten. Elke agent neemt een specifieke taak over die voorheen veel tijd en aandacht vroeg, van het overzetten van offertes tot het afdwingen van naleving van interne richtlijnen en beleid.
Onventis AI Agents
De stille helpers die inkoop vooruit helpen
Onze Agents brengen orde nog vóórdat chaos ontstaat. Zij nemen het routinematige werk uit handen, zodat inkoop weer eenvoudig wordt
Operationele inkoop is vaak een voortdurende balans tussen snelheid, nauwkeurigheid en compliance. Hoewel data al jarenlang digitaal is, zijn processen daar lang niet altijd in meegegroeid. Het resultaat: fouten, extra handmatig werk en onnodig veel afstemming tussen inkoopteams, business units en leveranciers.
Met Onventis AI Agents verdwijnen deze knelpunten. Elke agent neemt een specifieke taak over die voorheen veel tijd en aandacht vroeg, van het overzetten van offertes tot het afdwingen van naleving van interne richtlijnen en beleid.
Intake & Order Orchestration Agent
Wanneer je systeem je inkooplogica kent, is elke zoekopdracht direct raak
Binnen grote organisaties is bestellen vaak onnodig complex. Medewerkers weten niet altijd welke leverancier, catalogus of prijsafspraak van toepassing is.
De Intake & Order Orchestration Agent vertaalt deze complexiteit naar eenvoud. Gebruikers beschrijven in hun eigen woorden wat ze nodig hebben. Het systeem herkent automatisch de juiste producten, leveranciers en contractafspraken.
Dit leidt tot minder foutieve bestellingen, minder vervolgvragen en een hogere adoptie van voorkeurscatalogi en raamovereenkomsten. Volledig geautomatiseerd, zonder handmatige tussenkomst.
Organizational Policy & Guidelines Agent
Beleidsrichtlijnen die beschikbaar zijn op het moment dat het telt
Inkooprichtlijnen zijn essentieel, maar in de praktijk vaak lastig toegankelijk. Vragen over goedkeuringen, budgetten of verantwoordelijkheden zorgen voor vertraging, omdat medewerkers moeten wachten op antwoorden.
De Policy & Guidelines Agent maakt bestaand beleid direct toegankelijk, precies op het moment van besluitvorming en rechtstreeks in het systeem. Dit ontlast inkoopteams, stimuleert compliant gedrag en geeft (nieuwe) medewerkers vertrouwen om direct het juiste te doen.
Kennis die voorheen verborgen zat in documenten, wordt zo een actief onderdeel van het inkoopproces.
AI PDF Offer Upload
Snelle offertes, meer tijd voor de juiste keuze
Veel leveranciers sturen offertes nog steeds als pdf. In veel organisaties betekent dat kopiëren, vergelijken en handmatig overnemen.
Met AI PDF Offer Upload worden artikelen, prijzen en aantallen automatisch herkend en direct in het winkelmandje geplaatst.
Dat bespaart niet alleen tijd, maar verbetert ook de datakwaliteit. Inkoopteams vergelijken offertes direct in het systeem in plaats van via spreadsheets, wat het sourcingproces versnelt, een groot voordeel bij meerdere offertes tegelijk.
Order Confirmation Automation
Elke orderbevestiging gecontroleerd met één klik
Orderbevestigingen verwerken is één van de meest onderschatte processen binnen inkoop. E-mails openen, pdfs’s lezen, artikelcodes matchen.. Noodzakelijk, maar zonder echte toegevoegde waarde.
Order Confirmation Automation automatiseert dit volledige proces. Binnenkomende bevestigingen worden automatisch herkend, gekoppeld aan de juiste orders en verwerkt in Onventis Buyer.
Dit vermindert fouten, verkort doorlooptijden en zorgt voor volledige transparantie over de status van elke bestelling.
AI Strategies Agent
Van data naar onderbouwde beslissingen
De AI Strategies Agent helpt inkoopteams om spenddata te vertalen naar heldere en direct toepasbare strategieën. Het systeem ondersteunt kostenreductie, leveranciersoptimalisatie en het realiseren van duurzaamheidsdoelstellingen, volledig datagedreven en op elk moment aanpasbaar.
Een strategie kan direct worden omgezet naar beleid wanneer dat nodig is. Met één klik genereer je een document dat klaar is om te delen, op te slaan en toe te passen binnen het volledige inkoopproces. Elke beleidsregel blijft gekoppeld aan de onderliggende strategie, wat zorgt voor transparantie en traceerbaarheid bij iedere beslissing.
AI Questionnaire Insights
De leverancierskwalificatie faalt vandaag om drie redenen: te veel tekst, te veel documenten en beslissingen onder tijdsdruk.
Onze AI‑gedreven Questionnaire Insights Agent transformeert dit proces naar snellere en betrouwbaardere besluitvorming. De agent analyseert leveranciersantwoorden in combinatie met de ingediende documenten, brengt sterke en zwakke punten in kaart en controleert of de aangeleverde documenten voldoen aan de vereisten. Ontbrekende, foutieve of verlopen documenten worden automatisch geïdentificeerd.
In plaats van handmatige controles ontvangen inkopers duidelijke, evidence‑based inzichten die hiaten en risico’s vroegtijdig zichtbaar maken — en zo zorgen voor consistente, onderbouwde en transparante kwalificatiebeslissingen.
AI Translation for Supplier Questionnaires
Van één vragenlijst naar wereldwijde inzet
Vragenlijsten zijn essentieel voor leverancierskwalificatie en -beoordeling, maar het beschikbaar maken ervan in meerdere talen vereist vaak handmatige vertaling en coördinatie. Dit vertraagt de uitrol, verhoogt de werklast en kan leiden tot inconsistente communicatie tussen regio’s.
AI Translation for Supplier Questionnaires vertaalt de inhoud van vragenlijsten automatisch naar meerdere talen tijdens het aanmaken. Dit vermindert de benodigde inspanning, zorgt voor meer consistentie in wereldwijde leveranciersinteracties en helpt teams om meertalige vragenlijsten sneller uit te rollen zonder afhankelijk te zijn van externe vertaalprocessen.
AI Invoice Recognition
Elke factuurregel is direct vastgelegd zodra de factuur binnenkomt
De meeste facturen komen nog steeds binnen als PDF of scan en worden vervolgens handmatig verwerkt. De kopgegevens zijn al tijdrovend genoeg, maar het echte werk zit in de regels: iedere omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs en btw-code wordt één voor één ingevoerd en gecontroleerd.
AI Invoice Recognition leest het volledige document direct uit – niet alleen leverancier en totalen, maar ook alle factuurregels en zelfs klantspecifieke velden zoals projectnummers of namen van contactpersonen. Omdat elke regel vanaf het eerste moment wordt vastgelegd, kunnen facturen automatisch met bestellingen worden gematcht en kunnen standaardboekingen worden ingesteld op basis van regelomschrijvingen. Zo verloopt codering en verwerking met aanzienlijk minder handmatig werk. Wat vroeger opnieuw moest worden overgetypt, wordt direct bij ontvangst van de factuur omgezet in een gestructureerd en bruikbaar gegevensrecord.
AI Invoice Coding
Elke factuur weet direct waar hij thuishoort — nog voordat iemand hem opent
Een factuur herkennen is slechts de helft van het werk. Daarna moet nog worden bepaald hoe deze wordt geboekt: het juiste grootboekrekeningnummer, de juiste kostenplaats en de correcte btw-code. Vooral bij facturen zonder inkooporder is deze codering vaak repetitief werk dat afhankelijk is van een klein aantal medewerkers die de boekingsregels uit hun hoofd kennen. Ondertussen wachten alle daaropvolgende goedkeuringsstappen.
AI Invoice Coding stelt automatisch de juiste codering voor op basis van leveranciershistorie en eerdere boekingspatronen. Dit vermindert handmatig werk, versnelt goedkeuringsprocessen en zorgt voor consistente boekingsbeslissingen binnen teams. Kennis die voorheen bij een kleine groep experts lag, wordt zo onderdeel van iedere factuurworkflow.
