Guided Buying: vereenvoudigen van inkoopprocessen
Heb je dit ooit meegemaakt? Je wilde gewoon snel benodigdheden bestellen voor je printer cartridges. Maar dankzij de verwarrende catalogus en de nieuwe eisen voor leveranciersselectie duurt het eeuwen.
Inkoop in bedrijven kan een complexe zaak zijn. Er zijn vaak talloze goedkeuringsprocessen en richtlijnen om naleving te waarborgen. Hier komt “Guided Buying” naar voren als een moderne oplossing die het inkoopproces revolutioneert en optimaliseert.
Guided Buying: vereenvoudigen van inkoopprocessen
Heb je dit ooit meegemaakt? Je wilde gewoon snel benodigdheden bestellen voor je printer cartridges. Maar dankzij de verwarrende catalogus en de nieuwe eisen voor leveranciersselectie duurt het eeuwen.
Het plaatsen van bestellingen voor een bedrijf kan uitdagend zijn en veel tijd en zenuwen kosten. Inkoop in bedrijven kan een complexe zaak zijn. Er zijn vaak talloze goedkeuringsprocessen en richtlijnen om naleving te waarborgen. Dit kan leiden tot vertragingen en ongemak. Hier komt “Guided Buying” naar voren als een moderne oplossing die het inkoopproces revolutioneert en optimaliseert.
Wat is Guided Buying?
Guided Buying is het principe van het begeleiden van werknemers door het inkoopproces door de catalogus aan te passen aan een individu of zelfs een groep individuen. Naarmate inkoopactiviteiten complexer worden door aankoopkostenlimieten, voorkeursleveranciers en raamovereenkomsten, neemt de behoefte aan efficiënte inkoopprocessen toe. Guided Buying zorgt voor strikte naleving van inkooprichtlijnen en maakt gemakkelijke toegang tot andere administratieve processen in bedrijven mogelijk.
Wanneer gebruikers inloggen op het e-procurement systeem, worden hen verschillende tabbladen getoond die zijn afgestemd op de gebruiker. Elke werknemer kan op deze tabbladen klikken en een bestelling plaatsen die volledig voldoet aan de richtlijnen door het pad van het zoeken naar het product tot het plaatsen van de bestelling te volgen. Guided Buying is een krachtig instrument dat het inkoopproces optimaliseert terwijl het naleving van richtlijnen garandeert. Het revolutioneert de inkoop door inkoopprocessen efficiënter en handiger te maken, terwijl het op de lange termijn kosten bespaart.
Wat zijn de voordelen van guided buying?
Guided Buying biedt een verscheidenheid aan voordelen op het gebied van inkoop in bedrijven en kan bijdragen aan een efficiëntere en kosteneffectievere inkoopstrategie. Hier zijn enkele belangrijke redenen om Guided Buying te implementeren:
- Gebruiksvriendelijkheid: Guided Buying maakt het inkoopproces veel eenvoudiger voor werknemers door een intuïtieve en gebruiksvriendelijke interface te bieden. Door duidelijke richtlijnen en aanbevelingen worden gebruikers ondersteund bij hun aankopen, waardoor hun ervaring wordt verbeterd. Tegelijkertijd helpt dit om gebruikers op het e-procurement platform te houden en te voorkomen dat er aankopen worden gedaan zonder de inkooporganisatie erbij te betrekken.
- Compliance: Guided Buying stelt bedrijven in staat om nalevingsrichtlijnen beter te handhaven. Door vooraf gedefinieerde catalogi en leveranciers in te voeren, is het mogelijk om ervoor te zorgen dat aankopen voldoen aan de gespecificeerde richtlijnen. Dit minimaliseert het risico op overtredingen van interne en externe voorschriften.
- Kostenbesparing: Wild aankopen is een kostbaar probleem in de inkoop. Aankopen die niet via de inkoopafdeling verlopen, leiden tot hogere kosten. Redenen hiervoor zijn onder meer het niet benutten van onderhandelde leverancierscontracten en een gebrek aan volumekortingen. Door aankopen te sturen naar voorkeursleveranciers of reeds onderhandelde contracten, kunnen bedrijven deze onderhandelde voorwaarden gebruiken en hiervan profiteren. Dit stelt hen in staat kosten te besparen en potentiële besparingen aan het licht te brengen, terwijl ze tegelijkertijd wild aankopen vermijden.
- Toegenomen efficiëntie: Wild aankopen worden vaak veroorzaakt door lange en complexe processen die van invloed zijn op de inkoopervaring. Door inkoopprocessen te automatiseren en Begeleid Kopen te gebruiken, kan de efficiëntie worden gemaximaliseerd door de handmatige werklast te verminderen, de gehele inkoopcyclus te versnellen en fouten te minimaliseren door gestandaardiseerde processen. Dit maakt het inkoopproces gerichter, sneller en effectiever!
- Transparantie: Guided Buying biedt een transparant overzicht van het gehele inkoopproces. Door het inkoopproces duidelijk te definiëren, wijken werknemers er minder van af, zodat alle aankopen volgens de regels worden geregistreerd. Dit stelt bedrijven in staat om de uitgaven bij te houden, analyses uit te voeren en geïnformeerde beslissingen te nemen voor toekomstige inkoopstrategieën.
- Leveranciersbeheer: Door aankopen te sturen naar voorkeursleveranciers, kan de samenwerking met strategisch belangrijke leveranciers worden versterkt. Gebruikers kopen alleen bij geverifieerde en geselecteerde leveranciers, wat het percentage wild aankopen aanzienlijk kan verminderen en langetermijnpartnerschappen kan versterken, terwijl de onderhandelingspositie van het bedrijf wordt verbeterd.
Creëer een Guided buying ervaring met Onventis
Met de alles-in-één inkoopsoftware van Onventis creëert het bedrijf een holistische, digitale en begeleide koopervaring voor alle werknemers. Guided Buying in het systeem stelt mensen in staat om te worden geleid door intern gecreëerde en gecontroleerde catalogi om ervoor te zorgen dat werknemers de “inkooporganisatie niet omzeilen” tijdens het winkelen. Zo werkt het:
- Individuele catalogi: Met de introductie van de software worden de catalogi samen met het inkoopteam bepaald en worden leveranciers geïntegreerd. Na verloop van tijd groeien de catalogi en daarmee het productassortiment voor gebruikers, zodat ze alles kunnen vinden wat ze nodig hebben in het systeem. Deze catalogi kunnen in de volgende stap verder worden aangepast om gebruikers door het systeem te leiden en de vereenvoudigde inkoopervaring te ervaren.
- Categorisering en aanpassing van catalogi: Wanneer een werknemer die geen deel uitmaakt van de inkoopafdeling inlogt op het systeem, krijgen ze een speciale “Guided Buying” catalogus te zien. Deze catalogus is ontworpen om de werknemer door het productassortiment te leiden met behulp van directories en bundelingen en hen te leiden naar hun gewenste product of dienst. Het belangrijkste doel is om de gebruiker binnen de software te houden en hen te motiveren om te kopen bij geverifieerde leveranciers binnen de onderhandelde contracten. De categorisering is gebaseerd op verschillende criteria of directories die de bedrijven individueel kunnen definiëren.
- Aanvraagformulieren: Als de gebruiker het gewenste item niet kan vinden in de catalogus, is het mogelijk om een vrij tekstformulier naar de inkoopafdeling te sturen. Deze formulieren kunnen ook gestructureerd zijn als een catalogus en gecategoriseerd worden per onderwerp. Bijvoorbeeld, als een gebruiker op zoek is naar trainingen of workshops en het bijbehorende aanvraagformulier invult. Dit wordt vervolgens naar de relevante inkoopafdeling gestuurd en daar geregistreerd als een vereiste, zodat de afdeling de inkoop kan regelen. De gebruiker ontvangt dan het gewenste product of dienst met goedkeuring van de inkoopafdeling.
- Integratie met Amazon Business: Onventis maakt zoeken en bestellen via Amazon Business mogelijk om de interne catalogi uit te breiden. De software maakt verbinding met het Amazon Business-account en plaatst bestellingen voor goederen van Amazon Business rechtstreeks in het Onventis-systeem. Dit zorgt ervoor dat gebruikers op het platform blijven en nog steeds kunnen inkopen op gedeelde platforms zoals Amazon Business.
Onventis streeft ernaar om het inkoopproces zo eenvoudig mogelijk te maken voor gebruikers, terwijl ze zich houden aan compliance richtlijnen. Gebruikers blijven op de software en winkelen niet zomaar ergens, maar houden zich aan de regels die zijn vastgesteld door het inkoopproces.
Plan een live demo in om meer te weten te komen over onze begeleide koopervaring en verhoog de efficiëntie van uw inkoop!
