Wat is procurement?
Procurement onderwerpen in een notendop – Deel 1
Procurement zorgt voor een constante toestroom van goederen afkomstig van buitenaf. Inkopen op basis van de behoefte van producten en diensten met vastgestelde prijzen en voorwaarden staan hierin centraal.
Procurement simpel uitgelegd
De term ‘procurement’ beschrijft alle processen en activiteiten binnen organisaties die ervoor zorgen dat de juiste goederen en diensten worden geleverd, op het juiste moment en tegen de afgesproken prijzen en voorwaarden. Het gaat hierbij om goederen en diensten die niet ter plekke gemaakt worden en zodoende ingekocht worden, denk hierbij aan:
-
- Grondstoffen en half fabricaten voor productie
- Producten voor wederverkoop aan klanten
- Diensten
- Materialen die benodigd zijn voor het uitvoeren van werkzaamheden
In de praktijk worden inkoop en procurement worden vaker dan eens door elkaar heen gebruikt.
Procurement doelstellingen
De belangrijkste doelstelling van procurement is om op de lange termijn te borgen dat de goederen en diensten die het bedrijf nodig heeft op het juiste moment worden geleverd tegen de beste voorwaarden.
Om dit doel te verwezenlijken streven procurement organisaties naar constante kostenoptimalisatie en kostenvermindering. Is er focus op de kwaliteit van levering middels kwaliteitscontrole. En wordt er gewerkt aan leverzekerheid door een flexibele supply chain te realiseren waarbij leveranciers toelevering van elkaar kunnen overnemen bij problemen.
Op dit moment spelen actuele trends – zoals kunstmatige intelligentie en duurzaamheid – een grote rol in hoe deze doelstellingen worden gerealiseerd.
Door te borgen dat de benodigde goederen en diensten op het juiste moment, tegen de juiste voorwaarden worden geleverd, draagt de procurement organisatie bij aan de stabiliteit van de organisatie en de concurrentie positie in de markt.
Strategisch, tactisch en operationeel procurement
Binnen inkoop kan er een verschil gemaakt worden tussen strategische, tactische en operationele inkoop processen en taken. Strategisch procurement vertaald de bedrijfsvisie naar een inkoopstrategie en procedure. Tactisch procurement borgt de selectie van de juiste leveranciers. En operationeel procurement gaat over het daadwerkelijk bestellen en betalen van goederen en diensten op een zo effectief en efficiënt mogelijke manier. .
Strategische procurement (van visie tot strategie)
In dit gedeelte van inkoop gaat het om het definiëren van een inkoopstrategie en policy op basis van de strategie van de organisatie. Op basis van drie (deel)gebieden; het leveranciers-, materiaal- en innovatiemanagement, worden strategieën en doelstellingen bepaald, die op de lange termijn moeten bijdragen aan de behalen van de inkoop-KPI’s en daarmee de targets gesteld als bedrijf.
Typische taken binnen strategisch procurement:
-
- Het vaststellen van een procurement policy (gecentraliseerd ofwel gedecentraliseerd procurement)
- Marktonderzoek en/of marketanalyse
- Het analyseren, evalueren en kiezen van leveranciers
- Contract onderhandelingen, bijvoorbeeld het afkaderen van randvoorwaarden
- Professionalisering van de procurement functie door verbeter projecten uit te voeren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan proces optimalisatie en de invoer van software ter ondersteuning van het inkoopproces.
Het voornaamste doel van het strategische procurement proces is om op een duurzame manier de efficiency van inkoop te verbeteren door middel van een van te voren vastgestelde strategie en lange termijn doelstellingen.
Tactische purchasing (source-to-contract S2C)
Het tactische procurement proces bestaat uit het vaststellen van de behoeftes binnen de organisatie. Deze behoeftes communiceren naar potentiële leveranciers via aanbesteden en veilingen. En uiteindelijk het onderhalen en afsluiten van contracten. Binnen een professionele tactische inkoop organisatie bepaalt de categorie (wat er ingekocht wordt) de uitvraag die wordt gedaan aan de markt. En zijn er gestandaardiseerde templates per categorie beschikbaar zodat uitvragen snel, kwalitatief en gestandaardiseerd met de markt gedeeld worden. Gedurende dit proces worden er acties ondernomen die ervoor moeten zorgen dat de aanbestedingsdoelen op middellange termijn worden behaald.
Typische taken binnen tactische procurement zijn;
-
- Definiëren van requirements;
- Opstellen van aanbestedingen, RFx’s en veilingen om aanbiedingen van leveranciers op een gestandaardiseerde manier op te halen;
- Leverancier kwalificatie, classificatie en on-boarding;
Het voornaamste doel van het tactische purchasingproces is het verbeteren van de inkoopeffectiviteit door het succesvol afronden van bovengenoemde acties om op die manier bij te dragen aan het behalen van de middellange procurement doelstellingen.
Operationeel procurement (Procure to Pay / P2P)
Dit proces begint wanneer er een behoefte is binnen de organisatie en houdt alle processen in vanaf het plaatsen van een inkoopverzoek door de aanvrager tot het betalen van de factuur aan de leverancier. Anders dan bij het strategische en tactische proces kunnen een aantal stappen al reeds door de aanvrager worden voldaan omdat hij/zij kan putten uit de afspraken die zijn gemaakt in het tactische proces.
Waar dient operationeel procurement voor:
-
- Het vaststellen van benodigdheden en de planning van bestelhoeveelheden
- Selectie van de juiste leverancier om op dat moment te bestellen
- Eenvoudig bestellen bij door inkoop geselecteerde prefferred suppliers, middels een vrije aanvraag of vanuit een artikel catalogus;
- Het monitoren van bestellingen
- Het voltooien van inkooporderprocessen, waaronder het betalen van facturen (in samenwerking met de finance) aan leveranciers
- Het afstemmen van de logistiek die hierbij komt kijken
Het primaire doel van operationele procurement processen zijn het effectief afhandelen van terugkomende inkoopprocessen om te kunnen besparen op de proceskosten.
Sla een efficiencyslag met eProcurement
EProcurement (elektronische procurement) ondersteund de tactische en operationele inkoop taken door middel van software en leverancier netwerken. Kort door de bocht zou je het kunnen vergelijken met online handel zoals je die ziet in de B2C-markt. Waardoor inkoop centraal de juiste leveranciers kan selecteren en afspraken kan maken. Waarna de mensen in de organisatie daarna kunnen bestellen wanneer de goederen of diensten nodig zijn.
Elektronische inkopen vervangt de verouderde vormen zoals bijvoorbeeld de telefoon, de fax en of Excelsheets die gebruikt worden. Dit komt voornamelijk doordat het elektronische inkopen het gehele proces vereenvoudigd. De inzet van eProcurement leidt tot verbetering van de efficiency en effectiviteit wat leidt tot aanzienlijke kosten- en tijdsbesparingen. Doordat procurement minder tijd kwijt is aan de operationele uitvoer van de tactische en strategische inkoop taken is er meer tijd voor strategische taken en groeit de toegevoegde waarde van inkoop. Als laatste zorgt d integratie van ERP systemen zorgt dat alle informatie over het inkoopproces ook in het ERP systeem beschikbaar zijn.
De voornaamste voordelen van eProcurement op een rijtje:
- Kostenreductie
- Tijdsbesparing
- Procesoptimalisatie
- Voorkomen van Maverick Buying (ongestructureerd inkopen bij bedrijven waar geen inkoop aanwezig is)
- In lijn met compliance
- Het zorgt voor transparantie
- het integreren van specifieke inkoopanalyses
Wilt u op de hoogte blijven van nieuwe artikelen over het onderwerp inkoop?
Abonneer u dan nu op Onventis News en mis nooit meer nieuwe berichten in deze artikelenreeks.
