Risico’s van inkoop onthuld: waarom e-procurement software essentieel is voor risicomanagement
Inkoop is een integraal onderdeel van elk bedrijf. De nadruk ligt niet alleen op de aanschaf van goederen en diensten, maar ook op het waarborgen van kwaliteit en winstgevendheid. Als bedrijven in hun inkoopproces geen gebruik maken van e-procurement software, stellen zij zich bloot aan aanzienlijke risico’s en gevaren.
Risicobeheer via e-aanbestedingssystemen: Hoe bedrijven zich kunnen beschermen tegen bedreigingen
Inkoop is een integraal onderdeel van elk bedrijf. De nadruk ligt niet alleen op de aanschaf van goederen en diensten, maar ook op het waarborgen van kwaliteit en winstgevendheid. Als bedrijven in hun inkoopproces geen gebruik maken van e-procurement software, stellen zij zich bloot aan aanzienlijke risico’s en gevaren.
Handmatige inkoop brengt verschillende uitdagingen met zich mee die kunnen leiden tot fouten, inefficiëntie en fraude. Bedrijven worden bij hun dagelijkse inkoop operatie met specifieke problemen geconfronteerd. Veel keuzes vergroten het risico, maar er zijn manieren om deze uitdagingen het hoofd te bieden. Hoe kan jouw bedrijf e-procurement gebruiken om inkoop risicomanagement te optimaliseren en de processen te vereenvoudigen?
Levering risico en falen van leveranciers
Wereldwijde pandemieën, politieke spanningen en natuurrampen belemmeren de inkoop al sinds jaar en dag. De resultaten zijn volatiele (onstabiele) markten, bevoorradingsproblemen en tekorten die de bevoorradingsketens aanzienlijk beïnvloeden. Inkoop moet omgaan met toegenomen kwetsbaarheden en verstoringen om de gebruikelijke stroom van goederen en materialen te waarborgen.
In een studie van the Business Continuity Institute werd vastgesteld dat meer dan 37% van de verstorende factoren in de toeleveringsketen van een bedrijf wordt beïnvloed door directe leveranciers. In dit geval speelt leveranciersafhankelijkheid een grote rol. Als een leverancier de bestelling niet kan leveren, ondervindt de inkoper negatieve gevolgen. Tegelijkertijd betekent de gebondenheid aan specifieke leveranciers dat er nauwelijks alternatieve mogelijkheden zijn en loopt de inkoper het risico dat hij, net als zijn leverancier, zijn opdracht niet kan uitvoeren.
De oplossing: voor-gedefinieerde noodplannen zorgen voor continuïteit van inkoop bij een crisis. Zo kunnen mogelijke inkooprisico’s worden geïdentificeerd, terwijl tegelijkertijd de oplossingen vooraf zijn vastgelegd. Noodgevallen worden niet aan het toeval overgelaten, maar onmiddellijk aangepakt om een snelle oplossing te garanderen. Bovendien worden de gevolgen van onvermijdelijke noodsituaties geminimaliseerd door toepassing van vooraf vastgestelde maatregelen voor risicobeperking en noodbeheer. Het noodplan wordt ook ondersteund door reeds in de onderhandelingsfase met leveranciers voorzorgsmaatregelen op te nemen. Zo creëert de afnemer een vangnet en verzekert hij zich tegen mogelijke verstorende factoren. Dit verhoogt de leveringszekerheid en minimaliseert de risico’s van de inkoop dankzij systematisch risicobeheer.
Bovendien kan het redelijk zijn veiligheidsvoorraden aan te leggen om cruciale voorraadniveaus veilig te stellen. Door het aanleggen van voorraden worden magazijnen gevuld met voorraden zodat er geen productiestilstand ontstaat bij knelpunten. Het is echter belangrijk te bedenken dat voor deze magazijnen kapitaal moet worden vastgelegd vanwege de voorfinanciering van de goederen en de opslag ervan. Een afweging van de voor- en nadelen van deze maatregel is noodzakelijk om de juiste beslissing te nemen voor het individuele koopproces.
In plaat van een veiligheidsvoorraad kan diversificatie van de toeleveringsketen een kosteneffectieve optie zijn. Als alternatief voor het aanleggen van voorraden kunnen inkopers een beroep doen op extra leveranciers om hun afhankelijkheid te verminderen en hun netwerk uit te breiden. Het hebben van gediversifieerde regionale verbindingen is cruciaal om afhankelijkheid van specifieke geografische locaties te voorkomen en de risico’s inkoopprocessen in geval van regionale verstoringen van de bevoorrading te beperken. Door de inkoop over meerdere bronnen en regio’s te verdelen, beschermt de inkoper zijn inkoopproces. Bij het zoeken naar leveranciers ondersteunen e-aanbestedingssystemen door de connectie tussen inkoper en potentiële leveranciers mogelijk te maken met behulp van inkoopnetwerken. Met digitaal leveranciersbeheer kun je systematisch relaties onderhouden en gekwalificeerde leveranciers vinden. Het digitaliseren en opbouwen van verbindingen via alle leverancier-gerelateerde processen zorgt voor een efficiënte supply chain en risicobeheersing.
Prijsrisico’s en gebrek aan contractbeheer
Prijsstijgingen houden verband met stijgingen van de kosten van goederen en diensten door leveranciers. Een van de belangrijkste doelstellingen van inkoop is de inkoopkosten te verlagen om besparingen te realiseren; bij prijsstijgingen moeten inkopers optreden om de risico’s te beperken. Dit wordt lastig als er een grote afhankelijkheid is van de leverancier, waardoor inkopers kwetsbaar zijn en geen onderhandelingsmacht hebben. Bovendien kan zonder vaste contractbeheerprocessen het toezicht op de contracten verloren gaan. Contractbeheerprocedures en herinneringen helpen inkopers om op de hoogte te blijven van lopende contracten en voorkomen dat opzegtermijnen, contractverlengingen of contractbeëindigingen de inkoop beïnvloeden.
Lange termijn raamovereenkomsten bieden de mogelijkheid om preventieve maatregelen te nemen tegen prijs- en leveringsrisico’s om zo de bevoorrading veilig te stellen. Deze contracten zijn bijzonder nuttig wanneer producten gedurende een langere periode bij dezelfde leverancier worden gekocht. De standaardprocedures in geval van storingen, aansprakelijkheidsproblemen en het beëindigen van de contractuele associatie zijn gewoonlijk vastgelegd in fundamentele voorschriften. Het gebruik van raamovereenkomsten vermindert de kosten en de tijd die gemoeid zijn met de afhandeling van bestellingen en verhoogt dus de efficiëntie. Het kan ook prijsschommelingen afzwakken en zo zorgen voor stabiele prijzen. Voor optimaal beheer en controle van contracten is het verstandig om over een oplossing voor contractbeheer te beschikken. De contractbeheermodule van Onventis helpt je om lopende contracten bij te houden met behulp van vooraf gedefinieerde regels en herinneringen en risico’s te minimaliseren door gericht risicobeheer.
Leveranciersrisico
Hier ligt de nadruk op kwaliteitsbeheer en risico’s in verband met de selectie van de leverancier. De inkoper is verantwoordelijk voor het vinden van leveranciers. De richtlijnen van het bedrijf inzake naleving, duurzaamheid en andere risicofactoren worden in dit proces meegenomen. Als een leverancier zich niet aan deze richtlijnen houdt, kan dat gevolgen hebben voor het hele inkoopproces en het bedrijf.
Consistente beoordelingen en evaluaties van leveranciers vormen een betrouwbare basis voor het volgen van hun prestaties. Dankzij een efficiënte kwalificatie van leveranciers, in combinatie met aanpasbare en dynamische vragenlijsten, kunnen inkooporganisaties consequent samenwerken met de meest geschikte leveranciers, waardoor het aantal duurzame leveranciers toeneemt en bevoorradingstekorten worden voorkomen. In dit verband bieden e-aanbestedingssystemen waardevolle ondersteuning door inkopers en leveranciers digitaal met elkaar te verbinden en een platform te bieden voor communicatie en informatie-uitwisseling. Zo kunnen inkopers informatie over hun leveranciers opvragen, meer informatie opvragen en potentiële leveranciers beoordelen waardoor het leveranciersrisico tot een minimum wordt beperkt!
Gebrek aan overzicht
Kennis van de eigen behoeften, uitgaven en het budget vormt de basis voor het nemen van essentiële inkoopbeslissingen. In een gedecentraliseerd inkoopproces kan het ontbreken van volledige gegevens en inefficiënte communicatie binnen het inkoopteam het echter onmogelijk maken om overzicht te krijgen. Dit kan het moeilijk maken om zich aan de strategie te houden en het planningsproces belemmeren.
Spend Analytics is een veelgebruikt instrument door bedrijven om potentiële knelpunten vroegtijdig op te sporen en te voorkomen. Een cruciaal aspect van dit proces is de evaluatie van de afhankelijkheid van de organisatie van specifieke leveranciers en de daarmee samenhangende inkooprisico’s, zoals milieuproblemen, slechte arbeidsomstandigheden en mensenrechtenschendingen. Om leveranciers en hun duurzaamheidspraktijken te evalueren, kunnen inkopers e-procurement software gebruiken om vragenlijsten op maat te genereren. Deze aanpak zorgt voor een beter toezicht op de leveranciers, waardoor de risico’s van de toeleveringsketen worden beperkt. Bovendien vergemakkelijken de systemen een uitgebreide en geloofwaardige uitwisseling van gegevens, waarbij de software alle informatie in elk rapport verzamelt en bundelt. Er is geen risico meer dat waardevolle informatie verloren gaat of verborgen blijft.
Compliance risico’s
Het inkoopproces wordt geplaagd door fraude, die wordt gekenmerkt door zaken zoals afwijkende aankopen, onvolledige bestelgegevens en goederen die niet aan de normen voldoen. De hoofdoorzaak is een gebrek aan transparantie als gevolg van een ontoereikende selectie van leveranciers en vage inkoopspecificaties, waardoor een doeltreffend leveranciersbeheer onmogelijk wordt en de inkoop wordt blootgesteld aan risico’s.
E-procurement software kan de inkooptransparantie echter vergroten door het hele inkoopproces te bestrijken. Dit digitale platform biedt een overzicht van aanvragen, geselecteerde leveranciers, inkooporders en facturen, samen met een uitgebreide gegevensanalyse om ervoor te zorgen dat de richtlijnen worden nageleefd. Hierdoor behoudt de inkoper de controle over leveranciers en bestellingen en wordt de naleving van de bedrijfsregels gewaarborgd.
Inkooprisico’s minimaliseren met e-procurement software: een conclusie over veilig en efficiënt inkopen in de toekomst
Een ononderbroken en veilige toeleveringsketen is onmisbaar voor elke inkooporganisatie, omdat deze ervoor zorgt dat bedrijven voortdurend toegang hebben tot de essentiële grondstoffen, goederen of diensten. Elke verstoring in de toeleveringsketen kan aanzienlijke problemen veroorzaken, maar deze kunnen worden beperkt door verschillende maatregelen om de risico’s te minimaliseren. In dit verband vormen e-procurement suites de basis voor dagelijks succes en efficiëntie door gebruik te maken van digitale technologieën. De software biedt optimalisatiemogelijkheden en ondersteuning bij elke stap, van de aanvraag tot de analyse van de uitgaven. Bovendien speelt e-procurement een centrale rol in het risicobeheer van een onderneming door te helpen bij de selectie en kwalificatie van leveranciers, inkopers bij te staan bij contractbeheer en een uitgebreid overzicht van het gehele inkoopproces te bieden. Daarmee kunnen risico’s inkoopproces eenvoudig en digitaal worden vastgelegd, gecontroleerd en geminimaliseerd en wordt risicobeheer een koud kunstje.
De Onventis All-in-One Procurement Suite omvat inkoop, van sourcing tot betaling en inkoopanalyse. De software kan het beperken van risico’s in de toeleveringsketen en het optimaliseren van inkoopprocessen aanzienlijk ondersteunen. Digitalisering vereenvoudigt inkoop en maakt risicobeheer tot een fluitje van een cent. Volg ons op LinkedIn of schrijf je in voor onze nieuwsbrief voor meer manieren om je bedrijf te optimaliseren en tijd en geld te besparen.
