Onventis AI Agents
De stille helpers die inkoop vooruit helpen
Onze Agents brengen orde nog vóórdat chaos ontstaat. Zij nemen het routinematige werk uit handen, zodat inkoop weer eenvoudig wordt
Operationele inkoop is vaak een voortdurende balans tussen snelheid, nauwkeurigheid en compliance. Hoewel data al jarenlang digitaal is, zijn processen daar lang niet altijd in meegegroeid. Het resultaat: fouten, extra handmatig werk en onnodig veel afstemming tussen inkoopteams, business units en leveranciers.
Met Onventis AI Agents verdwijnen deze knelpunten. Elke agent neemt een specifieke taak over die voorheen veel tijd en aandacht vroeg, van het overzetten van offertes tot het afdwingen van naleving van interne richtlijnen en beleid.
Intake & Order Orchestration Agent
Wanneer je systeem je inkooplogica kent, is elke zoekopdracht direct raak
Binnen grote organisaties is bestellen vaak onnodig complex. Medewerkers weten niet altijd welke leverancier, catalogus of prijsafspraak van toepassing is.
De Intake & Order Orchestration Agent vertaalt deze complexiteit naar eenvoud. Gebruikers beschrijven in hun eigen woorden wat ze nodig hebben. Het systeem herkent automatisch de juiste producten, leveranciers en contractafspraken.
Dit leidt tot minder foutieve bestellingen, minder vervolgvragen en een hogere adoptie van voorkeurscatalogi en raamovereenkomsten. Volledig geautomatiseerd, zonder handmatige tussenkomst.
Organizational Policy & Guidelines Agent
Beleidsrichtlijnen die beschikbaar zijn op het moment dat het telt
Inkooprichtlijnen zijn essentieel, maar in de praktijk vaak lastig toegankelijk. Vragen over goedkeuringen, budgetten of verantwoordelijkheden zorgen voor vertraging, omdat medewerkers moeten wachten op antwoorden.
De Policy & Guidelines Agent maakt bestaand beleid direct toegankelijk, precies op het moment van besluitvorming en rechtstreeks in het systeem. Dit ontlast inkoopteams, stimuleert compliant gedrag en geeft (nieuwe) medewerkers vertrouwen om direct het juiste te doen.
Kennis die voorheen verborgen zat in documenten, wordt zo een actief onderdeel van het inkoopproces.
AI PDF Offer Upload
Snelle offertes, meer tijd voor de juiste keuze
Veel leveranciers sturen offertes nog steeds als pdf. In veel organisaties betekent dat kopiëren, vergelijken en handmatig overnemen.
Met AI PDF Offer Upload worden artikelen, prijzen en aantallen automatisch herkend en direct in het winkelmandje geplaatst.
Dat bespaart niet alleen tijd, maar verbetert ook de datakwaliteit. Inkoopteams vergelijken offertes direct in het systeem in plaats van via spreadsheets, wat het sourcingproces versnelt, een groot voordeel bij meerdere offertes tegelijk.
Order Confirmation Automation
Elke orderbevestiging gecontroleerd met één klik
Orderbevestigingen verwerken is één van de meest onderschatte processen binnen inkoop. E-mails openen, pdfs’s lezen, artikelcodes matchen.. Noodzakelijk, maar zonder echte toegevoegde waarde.
Order Confirmation Automation automatiseert dit volledige proces. Binnenkomende bevestigingen worden automatisch herkend, gekoppeld aan de juiste orders en verwerkt in Onventis Buyer.
Dit vermindert fouten, verkort doorlooptijden en zorgt voor volledige transparantie over de status van elke bestelling.
