Belgisch e-invoicing mandaat: Klaar voor januari 2026?
Onventis helpt organisaties op tijd compliant te worden
Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie verplicht voor alle B2B-transacties in België. Daarmee zet België een grote stap richting een efficiëntere, data-gedreven en volledig digitale factuurketen. Pdf-facturen (ook wanneer ze per e-mail worden verstuurd) voldoen vanaf dat moment niet langer als geldige factuur.
Het Belgische e-invoicing mandaat staat niet op zichzelf. Het maakt deel uit van ViDA (VAT in the Digital Age), het Europese programma dat btw-rapportering wil moderniseren en harmoniseren. ViDA verplicht lidstaten om over te stappen op gestructureerde e-facturen en real-time digitale rapportage, om zo fraude te verminderen, handmatige fouten te elimineren en btw-processen te versnellen.
De wet voorziet een overgangsperiode van drie maanden, tot 1 april 2026, waarin bedrijven hun processen nog kunnen klaarstomen zonder directe sancties. Maar uit gesprekken met Belgische organisaties blijkt dat nog niet alle finance- en procurementteams hun voorbereidingen zijn gestart.
Wat verandert er precies per januari 2026?
Het Belgische mandaat verplicht bedrijven om facturen te verzenden én te ontvangen in een volledig gestructureerd formaat (Peppol BIS 3.0 ) via het PEPPOL-netwerk. Hierdoor ontstaat een gestandaardiseerde, foutloze en snel verwerkbare factuuruitwisseling tussen leveranciers en klanten.
De kern van de verplichting:
- Alle B2B-facturen moeten worden verstuurd via PEPPOL
- Pdf-facturen zijn niet langer voldoende
- Vanaf 1 april 2026 start de handhaving
Voor veel organisaties betekent dit een fundamentele verandering in hoe de factuurstroom wordt ingericht.
Welke boetes riskeer je als je niet compliant bent?
De Belgische overheid koppelt concrete sancties aan het niet naleven van de e-invoicingregels. Vanaf 1 april 2026, als de handhaving echt start, kunnen bedrijven die niet voldoen aan de vereisten, administratieve boetes krijgen volgens een oplopende schaal:
- €1.500 bij de eerste overtreding,
- €3.000 bij een tweede overtreding,
- €5.000 bij elke volgende overtreding.
Ben jij nog op tijd?
Het e-invoicing mandaat komt snel dichterbij. Wie nu begint, is nog nét op tijd voor het nieuwe mandaat.
Onventis is volledig gecertificeerd voor het ontvangen van e-facturen via PEPPOL. Organisaties hoeven zelf geen technische koppelingen of complexe infrastructuur op te zetten.
Als leverancier van een compleet Source-to-Pay-platform ondersteunt Onventis al jarenlang bedrijven in binnen- en buitenland bij de overstap naar gestructureerde e-facturatie. Dankzij onze ervaring met PEPPOL, UBL-standaarden en digitale factuurverwerking helpen we organisaties snel, veilig en zorgeloos compliant te worden.
Klaar met inefficiënte factuurverwerking?
In dit webinar laten we zien hoe je met de AP Automation oplossing van Onventis grip krijgt op het volledige verwerkingsproces, van ontvangst tot betaling.
