Ontvang e-facturen via het Peppol-netwerk en bespaar kosten
Krijgt de administratie ook nog altijd veel facturen via de post en pdf-facturen via de mail? Dan ben je zeker ook op de hoogte van alle tijdrovende processen die hiermee samengaan.
Het scannen van facturen, het al dan niet handmatig scheiden van facturen, het herkennen van factuurgegevens middels OCR software en vooral het manueel controleren van factuurdata. Al deze handmatige en inefficiënte processen worden al snel overweldigend.
De Onventis e-Invoicing Service biedt de oplossing!
Onze nieuwe service biedt namelijk de mogelijkheid om nagenoeg alle soorten e-Facturen te ontvangen en te verwerken in onze Onventis Invoice Processing module. Jouw processen rondom het verwerken van facturen worden geautomatiseerd en je voldoet direct aan alle wet en regelgeving rondom het verwerken van e-facturen. De Onventis e-Invoicing Service geeft administratieve processen direct een efficiëntie boost.
Wat is e-Facturatie?
e-Facturatie is het volledig elektronisch uitwisselen van facturen. E-facturen zijn dan ook vaak XML-bestanden (computer leesbare bestanden) welke door softwareapplicaties eenvoudig verwerkt kunnen worden. In een e-factuur is vrijwel altijd de visuele factuur als PDF bestand toegevoegd. Het grote voordeel van een e-factuur is dat deze altijd 100% data garandeert. Geen afhankelijkheid meer van scankwaliteit, OCR resultaten of van medewerkers die handmatig factuurgegevens moeten overtypen. Om verwarring te voorkomen, een pdf-factuur welke via e-mail binnenkomt is dus zeker geen e-factuur.
Daarnaast zijn de verwerkingskosten van een e-factuur in vergelijking met een factuur via de post en/of een pdf-factuur via e-mail significant lager. Onderstaande grafiek geeft namelijk aan dat naar mate de automatisering van het verwerkingsproces toeneemt, de kosten per factuur dalen. Bij het verwerken van e-Facturen geeft jij je interne proces een enorme automatisering boost waardoor de verwerkingskosten per factuur ook voor je organisatie enorm zullen dalen.
Ontvang facturen via het Peppol-netwerk
E-facturatie doe je uiteraard niet alleen. Het behalen van zoveel mogelijk waarde en succes hangt samen met het aantal leveranciers die e-facturatie toepassen. Om onze klanten direct zoveel mogelijk waarde te kunnen bieden hebben we het mogelijk gemaakt om onze klanten aan te sluiten op het Peppol-netwerk.
Voorheen stond het Peppol-network vooral bekend als oplossing voor het factureren aan overheidsinstanties (B2G) vanwege de e-facturatieplicht. Deze fase zijn we echter al lang gepasseerd aangezien de voordelen enorm zijn. Vele particuliere bedrijven zien de voordelen van dit netwerk effect. Ze volgen hetzelfde proces en sluiten ook aan op het Peppol-netwerk. Het netwerk groeit daardoor aanzienlijk en zal dus steeds populairder gaan worden in de B2B-markt. Het grote voordeel van dit internationale netwerk is dat als een organisatie eenmaal is aangesloten, e-Facturen uitgewisseld kunnen worden met alle andere aangesloten organisaties. Het Peppol-netwerk wordt internationaal gezien als het standaard netwerk voor e-facturatie.
Hoe het Peppol-netwerk werkt | Het 4-corner model
Het 4-corner model beschrijft de technische uitvoering van de overdracht van e-Facturen binnen het Peppol-netwerk.
Corner 1 vertegenwoordigt de leverancier en corner 4 de koper. Ontvangers en afzenders van e-Facturen moeten binnen het netwerk worden geregistreerd en worden opgeslagen in een grote databank. Er is slechts één van deze databanken in het hele Peppol Netwerk en deze wordt centraal beheerd door de Peppol-organisatie.
Om een e-factuur via Peppol te versturen, moet zowel de leverancier als de koper aangesloten zijn op het Peppol-netwerk middels een gecertificeerd Access Point (corner 2 & 3). De Access Points verschaffen niet alleen beide partijen toegang tot het veilige Peppol-netwerk, maar voeren daarnaast alle benodigde controles uit met betrekking tot veiligheid, volledigheid en (lokale) wet- en regelgeving.
Verwerk ook e-facturen ontvangen via e-mail met Onventis Invoice Processing
De voordelen van e-facturatie zijn enorm. Ondanks het feit dat veel landen en bedrijven het Peppol-netwerk hebben omarmd als hun standaard e-facturatie netwerk, zijn veel landen en bedrijven nog niet zo ver en zijn de mogelijkheden aan het verkennen. Daarnaast ondersteunt een aantal landen, zoals Duitsland, Zwitserland en Frankrijk, ook een hybride e-factuur formaat zoals ZUGFeRD-pdf en Factur-X-pdf. Een hybride e-factuur is een pdf-factuur met daarin een XML-bestand met factuurdata ingesloten. In principe dus andersom zoals de e-facturen die bijvoorbeeld via het Peppol Netwerk verstuurd of ontvangen worden. Deze hybride e-facturen worden door het Peppol Netwerk niet ondersteund.
Om onze klanten maximale waarde te bieden in geautomatiseerde factuurverwerking, ondersteunt de Onventis Invoicing Service ook het SMTP (e-mail) protocol. Dit betekent dat een leverancier ook een e-mail kan versturen met de e-factuur als bijlage mocht deze niet zijn aangesloten op het Peppol-netwerk. De Service zorgt er dan automatisch voor dat ook deze e-Facturen, inclusief de gegevens uit de (hybride) e-factuur, correct worden geïmporteerd. Ondersteunde formaten als e-mailbijlage zijn ZUGFeRD-pdf’s, Factur-X-pdf’s en UBL-XML e-facturen.
