Zullen robots de administratief medewerker op de financiële afdeling vervangen?

Vijfendertig procent van de banen in het Verenigd Koninkrijk zal binnen 20 jaar verdwijnen als neveneffect van robotisering. Op basis van onderzoek van Deloitte en de Universiteit van Oxford heeft de BBC een website gemaakt die precies laat zien welke banen zullen verdwijnen. Sommige taken zijn echter gemakkelijker te automatiseren dan andere.

Mensen zijn nog steeds beter in beroepen waar creativiteit, sociale interactie en fysieke snelheid centraal staan. Denk aan kunstenaars, psychologen, maatschappelijk werkers en topsporters. Dat komt omdat robots niet dezelfde emotionele intelligentie hebben en hen de unieke eigenschappen van atleten ontbreken – voorlopig.

Toch overtreffen robots ons al op veel andere vlakken. Vooral beroepen die voornamelijk bestaan uit handmatige, repetitieve taken, lopen gevaar. De algoritmen van een robot worden steeds geavanceerder, wat het mogelijk maakt om steeds meer taken te automatiseren en – op lange termijn – steeds meer beroepen overbodig te maken.

97%

Een van de beroepen die de komende decennia waarschijnlijk zal verdwijnen, is administratief medewerker op de financiële afdeling. Het risico op automatisering ligt volgens de BBC op 97%.

Het is belangrijk te erkennen dat niet alles automatisch kan en sommige dingen nooit geautomatiseerd zullen worden. In de komende jaren zal de robot een assisterende rol aannemen en repetitieve taken overnemen. Bepaalde acties blijven buiten het bereik voor automatisering. Onderhandelen, ondersteunen en originele oplossingen bieden blijft nog te complex opdat een robot dit succesvol kan uitvoeren.

Een groot deel van het werk wordt nog steeds handmatig gedaan. Gedeeltelijk omdat 91% van de 500 miljard wereldwijde facturen op papier wordt verstuurd. Veel van deze 455 miljard papieren facturen worden handmatig vergeleken met bestellingen en ingevoerd in het systeem. Dit is iets dat robots nu al kunnen.

Een administratieve robot kan dit nu al doen.

In wezen doet een Procure-to-Pay-applicatie hetzelfde als elke andere robot. Het kan al op basis van zeer weinig instructies zelfstandig werken. Hier is een lijst van functionaliteiten.

Automatische herkening van factuurregels

Herkenningssoftware kan automatisch de belangrijkste informatie op een factuur identificeren (zoals kopteksten en regels). Dit maakt handmatige gegevensinvoer overbodig en bespaart veel tijd. Dit werkt zowel voor PDF- als gescande facturen. De verdere verspreiding van elektronische facturen zal dit proces volledig overbodig maken.

Automatisch matchen en boeken van facturen

Laat de robot facturen vergelijken met pakbonnen, contracten en bestellingen. Boek meer facturen in minder tijd. Stel in hoe afwijkingen moeten worden afgehandeld. Stel afwijkingslimieten in, zodat de robot kleine afwijkingen zelfstandig kan corrigeren. Uw teamleden hoeven alleen grote afwijkingen te beoordelen en corrigeren.

Eenvoudig rapporten maken

De gegevens voor een maand-, kwartaal- of jaarafsluiting zijn altijd actueel. De gegevens zijn altijd beschikbaar, omdat facturen al in de Procure-to-Pay-applicatie zijn verwerkt. Het maken van rapporten is daardoor een kwestie van één klik.

Automatische melding aan budgethouders

Een factuur moet meestal worden goedgekeurd door de budgethouder. In een geautomatiseerd proces wordt de factuur naar de juiste fiatteur gestuurd, waardoor er geen risico is dat facturen zoekraken. Bovendien is de status van een factuur altijd duidelijk en gearchiveerd voor controle. Zonder automatisering loopt een administratief medewerker met de papieren factuur door de organisatie, wat zorgt voor weinig inzicht.

Dit is slechts een voorbeeld van taken die al worden geautomatiseerd. De administratief medewerker kan zich in de toekomst meer richten op proactieve controle en prijsonderhandelingen. Een tijdige betaling kan voldoende zijn om een leverancier tot een prijsverlaging te bewegen.

Wat gaat er de komende 20 jaar gebeuren?

De robotisering van administratieve processen is aan de gang. Maar moeten administratief medewerkers zich zorgen maken?

Op korte termijn waarschijnlijk niet. Op lange termijn wel.

Een groot deel van het administratieve proces zal worden geautomatiseerd. De rol van de administratief medewerker zal dus ingrijpend veranderen. De BBC voorspelt zelfs dat deze functie zal verdwijnen. Maar er blijft voldoende tijd voor omscholing, omdat elke baan die verdwijnt ook ruimte geeft voor andere beroepen, vooral voor IT-beheerders en programmeurs. Het is onmogelijk om de situatie zo ver van tevoren nauwkeurig te voorspellen, maar de verandering komt eraan en is niet te stoppen.

Wat denkt u? Hoe ziet de baan van administratief medewerker er over 20 jaar uit?