Source-to-Pay: Strategisch End-to-End Procurement
Efficiënte en kosteneffectieve inkoop van goederen en diensten is van cruciaal belang voor bedrijven. Inkooporganisaties staan voor de uitdagende taak om hun inkoopprocessen strategisch, tactisch en operationeel te optimaliseren om hun gestelde inkoopdoelen te bereiken. Om aan deze uitdagingen te voldoen, is het Source-to-Pay concept ontwikkeld.
Maak kennis met het S2P Platform voor inkopers. Download nu de whitepaper.
Source-to-Pay: Strategisch End-to-End Procurement
Efficiënte en kosteneffectieve inkoop van goederen en diensten is cruciaal voor bedrijven. Inkooporganisaties staan voor de uitdaging om hun inkoopprocessen strategisch, tactisch en operationeel te optimaliseren om hun gedefinieerde inkoopdoelen te bereiken. De primaire focus ligt op kostendalingen, optimalisatie van kwaliteit en versterking van leveranciersrelaties. Het is belangrijk om een goed uitgebalanceerde strategie te ontwikkelen die rekening houdt met de individuele behoeften en prioriteiten van het bedrijf, terwijl tegelijkertijd een strategisch competitief voordeel ten opzichte van de concurrentie wordt benut.
Om deze uitdagingen aan te gaan, is het essentieel om het gehele inkoopproces te optimaliseren – van sourcing, leveranciersbeheer en orderplaatsing tot uitgavenanalyse. Hiervoor is het concept van Source-to-Pay opgericht, ook bekend als S2P, dat alle fasen van het inkoopproces omvat. Dit maakt een holistisch en uitgebreid beheer van alle inkoopactiviteiten in één systeem mogelijk om een consistente uitvoering van de inkoopstrategie gedurende het hele proces te waarborgen. Elke afdeling in de inkooporganisatie profiteert van de voordelen van een digitale inkoopoplossing, die optimalisatie en verbetering stimuleert.
Het Source-to-Pay Proces
Source-to-Pay bestaat in wezen uit de volgende sub-stappen:
- Leveranciersbeheer
- Vaststelling van vereisten
- Bestelling en levering
- Betaling
- Uitgavenanalyse
Source-to-Pay (S2P) bestaat uit de twee sub-processen Source-to-Contract (S2C) en Purchase-to-Pay (P2P). Source-to-Contract verwijst naar het eerste deel van het S2P-proces, dat zich bezighoudt met de strategische inkooporiëntatie. Leveranciers worden geselecteerd en contracten worden onderhandeld en afgesloten in deze sub-stap. S2C omvat de planning en uitvoering van de inkoopstrategie, evenals contractonderhandelingen met leveranciers om de best mogelijke voorwaarden te bereiken.
Purchase-to-Pay vormt het tweede deel van het S2P-proces en behandelt de operationele kant van inkoop. Het omvat het gehele proces van het bepalen van vereisten via orderverwerking tot leveranciersbetaling. P2P omvat het bestellen, communiceren met leveranciers, vrijgeven van orders, ontvangst van goederen en verwerking van facturen, inclusief betaling.
Uitgavenanalyse kan het inkoopproces versterken door aanvullende inzichten en intelligentie te verzamelen over de uitgaven van een bedrijf als onderdeel van het Source-to-Pay-proces. Het stelt bedrijven in staat om het gehele S2P-proces te onderzoeken en te evalueren. Op AI gebaseerde technologieën spelen een cruciale rol bij het bieden van transparantie en het verminderen van kosten. Uitgavenanalyse levert belangrijke informatie die essentieel is bij het nemen van strategische beslissingen in het S2P-proces. Het uitbreiden van het Source-to-Pay-proces met uitgavenanalyse versterkt de strategische koers en kostenbeheer van het bedrijf en ondersteunt het optimaliseren van inkoopactiviteiten.
Door S2C en P2P te combineren, bestrijkt het S2P-proces de volledige inkoopcyclus, van strategische planning en contractonderhandeling tot operationele verwerking en betaling. Het integreren van beide sub-processen maakt efficiënte en transparante inkoop mogelijk, waarbij de strategische doelen van het bedrijf worden gekoppeld aan operationele maatregelen.
De Fases van het Source-to-Pay Proces in Detail
Een volledig geautomatiseerde S2P-oplossing biedt vele functies die de inkoop- en crediteurenafdelingen ontlasten en een strategische afstemming van hun taken mogelijk maken. Dit leidt tot vrijgekomen middelen, tijdsbesparingen, kostenbesparingen en procesoptimalisatie. Hieronder wordt beschreven hoe een digitale S2P-oplossing de sub-stappen van het gehele inkoopproces optimaliseert.
Supplier Management
De belangrijkste prioriteit is de systematische controle en het beheer van leveranciers. In een digitale leveranciersbeheeroplossing als onderdeel van S2P kunnen leveranciersrelaties worden gecontroleerd in een gecentraliseerde omgeving. Leveranciers worden ook gekwalificeerd, geclassificeerd en geëvalueerd in het systeem om samenwerking met geverifieerde en goedgekeurde leveranciers te ondersteunen en te bevorderen, wat aanzienlijke ondersteuning biedt bij risicobeheer.
Bepaling van Vereisten
Een nauwkeurige bepaling van toekomstige materiaalbehoeften en vereisten is cruciaal voordat de bestelling wordt geplaatst. Met de ondersteuning van digitale S2P-systemen is het mogelijk om snel en eenvoudig aan de vereisten te voldoen. Het systeem vergemakkelijkt de creatie, goedkeuring en uitvoering van inkooporders. Alle behoeften van het bedrijf worden centraal verzameld en beheerd in één systeem, wat de transparantie aanzienlijk verhoogt. Het proces van het bepalen van vereisten wordt versneld, omdat het systeem automatisch de inkooporder doorstuurt naar de daarvoor verantwoordelijke partijen ter goedkeuring. Dit verhoogt de efficiëntie en minimaliseert de kans op fouten.
Bestelling en Levering
Door gebruik te maken van een S2P-oplossing kan het bestelproces efficiënt worden geautomatiseerd. De oplossing maakt automatische verzending van bestellingen naar leveranciers mogelijk, verwerking van orderbevestigingen door het systeem en automatische registratie van leveringsinformatie, wat het proces aanzienlijk versnelt. Bovendien biedt de S2P-oplossing vooraf geconfigureerde catalogi, opgeslagen leveranciersinformatie en gebruiksvriendelijke interfaces om selectie en bestellen te vereenvoudigen. Zodra de bestelling is geplaatst, kunnen kopers de status in realtime volgen, leveringsdata bekijken en informatie over de bestelling ophalen. Als gevolg daarvan kan de bestelling sneller worden verwerkt. Inkooporganisaties kunnen ingrijpen in geval van knelpunten en tijdig passende maatregelen nemen.
Betaling
Na de bestelling en levering van goederen wordt de factuur uitgegeven. Digitale tools optimaliseren deze stap door het automatiseren van het factuurverwerkingsproces. Robotoic Accounting maakt geautomatiseerde workflows mogelijk die de matching, goedkeuring en autorisatie van facturen overnemen zonder menselijke tussenkomst. Dit minimaliseert handmatige verwerking en bespaart tijd en geld. Digitale factuurverwerking met behulp van Invoice Processing vertegenwoordigt het grote digitaliseringspotentieel van S2P-processen.
Uitgaven Analyse
Een uitgavenanalyse bestrijkt het volledige S2P-proces en versterkt het met een gerichte analyse van uitgaven door belangrijke vragen te beantwoorden die betrekking hebben op de uitgaven van een bedrijf. Deze uitgaven kunnen worden geanalyseerd en gefilterd op categorieën, leveranciers, transacties of nalevingsrichtlijnen. Dit zorgt voor meer transparantie over kosten, legt potentiële besparingen bloot en optimaliseert het cashmanagement bij inkoop. De inzichten die worden verkregen, helpen de gehele inkoopstrategie en het S2P-proces voortdurend te verbeteren. Uitgavenanalyse is geen subprocesstap van S2P, maar vertegenwoordigt een analyse van het S2P-proces zelf.
End-to-End Integratie en optimalisatie: een S2P oplossing voor efficiënte inkoop
Een holistische S2P-oplossing integreert alle subprocesstappen van inkoop. Dit elimineert overbodige stappen en handmatige interfaces, waardoor inkoopactiviteiten soepel kunnen worden uitgevoerd. Alle informatie over leveranciers, contracten, inkooporders en betalingen wordt centraal geregistreerd en beheerd in één systeem. Dit maakt effectieve samenwerking binnen de inkooporganisatie mogelijk. Tijdens het proces kan de S2P-oplossing worden aangepast aan de specifieke behoeften en eisen van het bedrijf, terwijl het toch digitale ondersteuning biedt voor het gehele inkoopproces. Als gevolg daarvan worden niet alleen afzonderlijke gebieden van inkoop geoptimaliseerd, maar het gehele proces wordt uitgebreid gestroomlijnd.
Wij zijn Onventis
Onventis helpt inkoop en finance professionals te excelleren in hun werk door de gebruiksvriendelijke en modulaire Source-to-Pay software Onventis Buyer. Wereldwijd genereren meer dan 1.000 bedrijven met zo’n 450.000 gebruikers in het Onventis netwerk een jaarlijks bedrijfsvolume van ruim 10 miljard euro met meer dan 50.000 leveranciers. Meer weten? Vraag vrijblijvend een demo aan.
Vraag nu een demo aan
En maak vrijblijvend kennis met onze Source-to-Pay software.
- Suppliermanagement
- Source-to-Contract
- Purchase-to-Pay
- Spend Analytics
