Optimaliseer jouw S2C: Standaardiseer jouw verzoeken aan leveranciers

Wanneer je offertes wilt vergelijken, moet je er dus voor zorgen dat je verzoek voor informatie, offerte of voorstel (RFX) gestandaardiseerd is.

Op die manier ontvang je alle informatie die nodig is om een goede vergelijking te maken en in een formaat dat een eenvoudige vergelijking mogelijk maakt. De eerste stap is het vereenvoudigen van het opstellen van de aanvraag. Het gebruik maken van sjablonen is een goede manier om dit te doen, dit zorgt voor consistentie in de RFX’en en zodoende tijd besparen.

Verschillende pc-tools bieden de mogelijkheid om zogenaamde bouwblokken te gebruiken en natuurlijk is er altijd de mogelijkheid om speciale software te implementeren die helpt bij het bouwen/aanpassen van de RFX precies op basis van jouw behoeften. Op die manier kunnen gestandaardiseerde bouwstenen worden gebruikt om gemakkelijk een aanvraag op te stellen. En alleen de specifieke kenmerken die nodig zijn voor de aanvraag kunnen worden toegevoegd.

Door dit hele proces te digitaliseren kunnen leveranciers in staat gesteld worden de digitale RFX in te vullen die, eenmaal teruggestuurd, het vergelijken van de verschillende RFX’en aanzienlijk vergemakkelijkt. In een handomdraai kun je leveranciers vergelijken op basis van onderwerpen als prijs en levertijd, maar ook onderwerpen als ESG-score en andere wettelijke certificaten (denk aan ISO certificeringen e.d.).

Kortom de vereenvoudiging en standaardisatie zal leiden tot uniforme kwaliteit en tijdsbesparing in het S2C proces.