RPA: Hoe werkt Slimme accounttoewijzing met Robotgestuurde procesautomatisering?
RPA (Robotgestuurde procesautomatisering) is het geautomatiseerd verwerken van gestructureerde bedrijfsprocessen door digitale software robots. Bij robotgestuurde procesautomatisering neemt een softwarerobot de rollen en taken over van gebruikers en communiceert met andere softwaresystemen.
De juiste accounttoewijzing van inkoopopdrachten en facturen is een zeer complex, foutgevoelig en tijdrovende routine taak, die vaak wordt overgelaten aan de financiële afdeling. De inkoopopdracht transacties van de inkoopafdeling worden daarom doorgaans handmatig gecontroleerd door collega’s op de financiële afdeling en toegewezen aan accounts of opnieuw toegewezen. Met een gestandaardiseerde classificatie van inkooptransacties via materiaalgroepen samen met een daarvan afgeleide grootboek-accounttoewijzing kom je al een stap verder. Als de regels voor accounttoewijzing complexer zijn en bijvoorbeeld speciale regels gelden voor de accounttoewijzing van investeringen, projecten en opdrachten, kon je voorheen niet om handmatige naverwerking heen.
Geautomatiseerde accounttoewijzing met RPA
Zou het niet handig zijn als het inkoopsysteem, als bij toverslag, accounttoewijzingen zou uitvoeren, zelfs bij complexe regels voor accounttoewijzing? Met andere woorden, als noch de aanvrager en kopers, noch de financiële accountants en controllers zich bezig hoefden te houden met de accounttoewijzing van documenten?
Met slimme accounttoewijzing op basis van een op regels gebaseerde RPA (Robotgestuurde procesautomatisering), biedt Onventis Buyer een uitermate efficiënte automatiseringsmogelijkheid die een aanzienlijke verlichting geeft van telkens terugkerende routinetaken bij zowel de inkoop- als de financiële afdeling. Slimme accounttoewijzing maakt een volledig geautomatiseerde, waardeafhankelijke accounttoewijzing van winkelwagentjes en inkoopopdracht artikelen mogelijk gebaseerd op klant specifieke regels. Deze regels kunnen bestaan uit een flexibele combinatie van criteria, zoals bedrijfscode, materiaalgroep en artikelwaarde samen met accounttoewijzingsregels voor kostensoorten (grootboekrekeningen), kostenplaatsen, kostendragers en andere grootboekrekeningen (bijv. activa, project, opdracht).
Zowel de inkoopafdeling als de financiële afdeling profiteren van slimme accounttoewijzing. Slimme accounttoewijzing met RPA automatiseert verschillende handmatige stappen, waaronder de volledig touchless boeking van facturen met een inkoopopdrachtvermelding.
