Hoe kies je de juiste softwareleverancier voor factuurverwerking?

Schaalbaarheid oplossing

De eerste vraag die je jezelf moet stellen is of de software mee kan groeien met je organisatie. Veel oplossingen draaien nog op lokale servers of vereisen maatwerk IT-oplossingen die veel onderhoud en frequente updates nodig hebben. Hierdoor kunnen innovatie en automatisering vertraging oplopen. Moderne cloudgebaseerde factuurverwerkingssoftware maakt het makkelijker om schaalbaar te werken zonder dat je elke paar jaar opnieuw moet investeren in complexe aanpassingen.

Support en gebruiksvriendelijkheid

Een gebruiksvriendelijke oplossing verlaagt de investeringsdrempel omdat medewerkers sneller met de software aan de slag kunnen. Houd er rekening mee dat training en ondersteuning na implementatie vaak extra kosten met zich meebrengen. Voor internationale organisaties kan het waardevol zijn om een leverancier te kiezen die zowel lokale als internationale consultants beschikbaar heeft. Dit zorgt voor optimale begeleiding en een hogere adoptiegraad.

Integraties

Digitale factuurverwerking staat niet perse op zichzelf. Het is onderdeel van het Purchase-to-Pay proces en valt binnen het bredere Source-to-Pay (S2P) proces. In de praktijk betekent dit dat er vaak koppelingen nodig zijn met een ERP- of ander inkoopsysteem. Betalingen verlopen doorgaans via ERP, waardoor naadloze integraties essentieel zijn. Grote leveranciers van Invoice-to-Pay software bieden vaak gestandaardiseerde koppelingen met ERP-systemen die de implementatie aanzienlijk versnellen.

Implementatietijd en investeringen

Softwareprojecten kunnen omvangrijk zijn. Grote en complexe implementaties vragen vaak om een lange doorlooptijd en een aanzienlijke investering voordat er sprake is van rendement. Het is daarom belangrijk om vooraf kritisch te bepalen welke oplossing aansluit bij de tijdslijnen en prioriteiten van jouw organisatie. Een oplossing die sneller te implementeren is, kan in de praktijk meer waarde opleveren dan een groot project dat pas na jaren rendement gaat tonen.

Welke spelers zijn er op de markt?

De markt voor softwareleveranciers is breed. Er zijn talloze aanbieders die zich richten op automatisering van Purchase-to-Pay processen. De vraag is echter of de leverancier ook in staat is om mee te bewegen met wereldwijde technologische en wettelijke veranderingen, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit. Toekomstbestendigheid is daarom een belangrijke factor bij het maken van een keuze.

Lokale softwareleveranciers onderscheiden zich vaak door persoonlijke service en kennis van de regionale wet- en regelgeving. Internationale partijen brengen juist schaalbaarheid, een breder portfolio en wereldwijde ervaring mee, wat vooral interessant is voor organisaties met meerdere vestigingen. Nieuwe spelers bieden vaak innovatieve functionaliteiten en gebruiksvriendelijke interfaces, maar missen soms de lange staat van dienst die voor grotere organisaties belangrijk kan zijn.

Daarnaast is er een verschil tussen cloudoplossingen en on-premise software. Cloudgebaseerde factuurverwerkingssoftware biedt flexibiliteit, lagere IT-kosten en snellere updates, terwijl on-premise systemen organisaties meer controle geven, maar vaak gepaard gaan met hogere beheerlasten.

Steeds vaker zien we ook startups die zich richten op slechts één onderdeel van het inkoop- of factuurproces. Deze oplossingen zijn vaak aantrekkelijk door hun innovatiekracht en snelle adoptie, maar roepen de vraag op of organisaties er goed aan doen hun processen op te knippen in losse tools. Fragmentatie kan leiden tot complexiteit, hogere kosten en extra integratiewerk. Het is daarom belangrijk om af te wegen of een geïntegreerde oplossing niet duurzamer en efficiënter is op de lange termijn.

Onventis positioneert zich precies in het midden van dit speelveld. Als internationale aanbieder met lokale aanwezigheid in Europa combineren wij de schaal en slagkracht van een global player met de persoonlijke service van een lokale partner. Onze oplossingen zijn cloudgebaseerd, toekomstbestendig en volledig geïntegreerd met ERP- en inkoopsystemen, waardoor organisaties snel kunnen profiteren van de voordelen van automatische factuurverwerking.

Conclusie

De juiste leverancier kiezen voor factuurverwerking gaat verder dan het vergelijken van functionaliteiten. Het draait om schaalbaarheid, gebruiksvriendelijkheid, integraties, implementatietijd, toekomstbestendigheid en het type leverancier dat het beste past bij jouw organisatie. Door te kiezen voor een leverancier die zowel lokaal betrokken als internationaal toekomstgericht is, leg je de basis voor een duurzaam en efficiënt proces. Onventis helpt organisaties om hun factuurverwerking niet alleen te digitaliseren, maar ook te optimaliseren voor de lange termijn.