Advocatenkantoor Bird & Bird voert Onventis Invoice Processing wereldwijd in

Het in Londen gevestigde advocatenkantoor Bird & Bird verwerkt jaarlijks meer dan 80.000 facturen met Onventis Invoice Processing, voor 32 kantoren en meer dan 1.500 gebruikers verspreid over de hele wereld.

De uitdaging

Bird & Bird is een internationaal advocatenkantoor met 32 kantoren over de hele wereld. Net als bij andere internationale organisaties werkten de verschillende kantoren vaak elk op hun eigen manier en was het handmatig afhandelen van facturen een last voor het personeel binnen de organisatie. Bird & Bird wilde met het Accounts Payable automatiseringsproject één proces en één tool implementeren voor de hele organisatie. De afzonderlijke kantoren behouden daarbij de flexibiliteit om zo nodig hun lokale goedkeuringsprocessen toe te passen.

Het project had 3 hoofddoelen:

– Verminderen van het handmatige werk dat gepaard gaat met factuurverwerking en daarmee de crediteurenafdelingen, met een krapte aan personeel, te ontlasten;
– Vereenvoudigen van het proces om de juiste mensen de facturen te laten goedkeuren;
– Opzetten van een proces dat gedecentraliseerde ontvangst en verwerking van inkoopfacturen mogelijk maakt, rekening houdend met specifieke lokale eisen

Daar komt nog bij dat de Covid19 pandemie een deel van de normale communicatiestroom had weggenomen. Dit maakte de processen nog ingewikkelder.

De oplossing

Door Onventis Invoice Processing te implementeren, is Bird & Bird in staat om de hoeveelheid handmatige arbeid voor de verwerking van inkomende facturen aanzienlijk te verminderen. Bovendien stelde de implementatie van deze oplossing Bird & Bird in staat om één proces, inclusief een dynamische structuur voor goedkeuringsworkflows, in te voeren voor hun kantoren over de hele wereld. Dit verbetert de beheersbaarheid en efficiëntie aanzienlijk en verkleint het risico van menselijke fouten.

De voordelen

Een schaalbaar proces om effectief binnen één tool de grote stroom facturen af te handelen.
Een beproefde interface naar de speciaal op advocatenkantoren gerichte Aderant-software die Bird & Bird gebruikt.
De mogelijkheid om facturen te verwerken vanaf elke locatie ter wereld. Volledige ondersteuning van de nieuwe manier van werken (vooral tijdens de pandemie).
AP-medewerkers besparen tijd op het handmatig invoeren van facturen en hebben zo meer tijd beschikbaar voor het verbeteren van de gegevenskwaliteit en andere interne processen.
Medewerkers van Bird & Bird waren erg blij met de goede gebruikersinterface – “het voelt alsof we moderner worden, wat veel betekent in de juridische wereld”, merkte een van de gebruikers op bij de ingebruikname.

Figuur 1. Doorsnee factuurverwerkingsproces vs de oplossing van Bird&Bird's

De flexibiliteit in configuratie die Bird & Bird nodig had om wereldwijd te kunnen uitrollen

Bird & Bird is een internationaal advocatenkantoor gericht op het helpen van organisaties die moeten veranderen door technologie en de digitale wereld. Bird & Bird ondersteunt klanten over de hele wereld met meer dan 1400 advocaten verspreid over 32 kantoren in Europa, het Midden-Oosten en Azië-Pacific.

Bird & Bird is de afgelopen jaren op zoek geweest naar een duurzame en schaalbare oplossing om het groeiende aantal inkomende facturen af te handelen. Veel onderdelen van dit proces vergden handmatige inspanning en het operationele werk nam (bijna) alle beschikbare tijd in beslag. Managen en verbeteren van de kwaliteit van de gegevens, en gerelateerde processen, wat aanzienlijk meer waarde voor de business creëert, werd hierdoor vaak werd uitgesteld.

Het bleek moeilijker dan verwacht een antwoord te vinden voor bovengenoemde problemen. Vanwege het grote aantal kantoren van Bird & Bird en de inrichting van de factuurverwerking was een flexibele oplossing zeer gewenst.

Implementatieproject voor 32 kantoren wereldwijd

De implementatie voor alle 32 kantoren over de hele wereld begon in het Verenigd Koninkrijk en de configuratie voor dat kantoor is gebruikt als blauwdruk voor alle volgende implementaties. Het is met Onventis Invoice Processing mogelijk om op basis van een blauwdrukconfiguratie per kantoor of land regionale verschillen te configureren. Onventis Invoice Processing is via een beproefde interface gekoppeld aan de business managementsoftware van Aderant.

Ashley Maw – Head Of Finance Systems bij Bird & Bird – zei: “Tijdens de implementatie zijn we de flexibiliteit van de tool en het projectteam bij Onventis pas echt gaan waarderen. Ze hebben een zeer flexibele en pragmatische aanpak om ons te helpen met de verschillende goedkeuringsworkflows en werkwijzen binnen het bedrijf. We hebben zelden concurrenten gezien die hetzelfde aanpassingsvermogen tonen als Onventis.”

Precodering van facturen bij Bird & Bird

Bij Bird & Bird is de factuurontvangst gedecentraliseerd. Het Bird & Bird-proces vereist dat het systeem moet ondersteunen dat ook gebruikers buiten de AP-afdeling facturen van leveranciers kunnen uploaden. Het systeem vraagt deze gebruikers dan om tijdens het uploadproces voldoende informatie over de factuur te verstrekken. Dit wordt de precodering genoemd. Dit voorkomt dat de crediteurenadministratie aan collega’s binnen de organisatie informatie moet vragen over bepaalde facturen. Dit zorgt voor een snellere verwerking.

Waarom Bird & Bird met Onventis werkt: branchekennis, bewezen interface en flexibiliteit van de oplossing

Bird & Bird heeft tijdens het selectieproces ook uitvoerig gesproken met een andere aanbieder. Ashley merkt hierover op: “We hadden eigenlijk verwacht met deze aanbieder te gaan samenwerken, maar werden volledig verrast door de branchekennis en het pragmatisme van het Onventis-projectteam. Dit in combinatie met de beproefde interface en de flexibiliteit van de oplossing heeft ertoe geleid dat onze keuze op Onventis is gevallen. Onventis heeft volledig aan de verwachtingen voldaan, zodat we nu een efficiënte en pragmatische oplossing hebben, die werkt voor al onze kantoren over de hele wereld.”